【Google ドライブ】ファイルやフォルダが効率的に整理できる4つの理由

みなさん、ふだんパソコンやスマートフォンでアプリを開くとき、どうやっていますか？

「えっ、そんな当たり前のことをなぜ聞くの？」

という声が聞こえてきそうですね。

Windowsの場合、左下のスタートボタンからアプリの一覧を表示して、WordやExcelのアプリ名をクリックして起動。

スマートフォンなら、アプリアイコンをタップして目的のアプリを起動します。

では、Google Workspace では…？

もちろん、画面右上のおなじみの9つの点――つまりランチャーをクリックすることで、アプリを開くことができます。この方法で新しいファイルを作成している方も多いと思います。

図1　Google でも、右上の「ランチャー」からアプリを開く方法は一般的だが…。

しかし、クラウドの片づけのプロはアプリランチャーは使いません。では、どうやって新規のファイルを作成するのでしょうか。

その方法は「 Google ドライブの［新規］ボタンから作成する」です。

「それだけ？」とあっけにとられた方もいると思うので、その理由を詳しくご紹介していきたいと思います。

1）アプリのトップページではファイルの検索・整理ができない

図2　ランチャーから Google ドキュメントを開いたところ

ランチャーから Google ドキュメント を起動した画面がこちらです。ファイルは最近使用した順に並んでいるだけで、その文書がどのフォルダにあるかなどは表示されません。

似たような名前のファイルが数多く存在する場合、開きたいファイルを見つけるまでに時間がかかってしまう場合もあります。また、ファイルの移動や共有など、よく行う作業もこの画面ではできません。

これが Google ドライブなら、さまざまな種類のファイルを一覧表示して、フォルダにまとめたり共有したりすることができます。

図3　Google ドライブ なら、ドキュメント以外の種類のファイルもまとめて表示され、右クリックでさまざまな操作が可能

2）色々なアプリの行ったり来たりは Google ドライブ のほうがラク！

みなさんがデスクワークをするときに、1つのアプリだけ使って作業することはあまりないのではないでしょうか。

文章・表・プレゼンテーションなど、さまざまなアプリを組み合わせて作業することのほうが多いはずです。

こういった場合に、従来のパソコンではその都度別なアプリを立ち上げていましたが、Google ならそんな面倒な使い分けは不要です。

図4　Google ドライブ の新規ボタンからは、あらゆるアプリを立ち上げることができる

ドライブの［新規］ボタンからは、ドキュメントやスプレッドシートだけでなく、フォームや Jamboard などあらゆるアプリで、ファイルの新規作成が可能です。

3）ファイルの場所を整理するひと手間が不要！

これが一番、ファイルの整理に役立つ便利な機能です。

ではここで、ちょっとあなたに質問してみたいと思います。

Q. Google ドライブ の「新規ボタン」からファイルを新規作成すると、ファイルはどこに保存されるでしょうか？

1.マイドライブ

2.デスクトップ

3.さっき使用した「保存先」

4.ドライブでいま開いているフォルダの中

正解は、4.の「ドライブでいま開いているフォルダの中」です！

仮に、あなたが今プレゼンの準備に追われているとします。

Google ドライブ にあらかじめ「プレゼン資料」というフォルダを作成し、そのフォルダを開いておけば、ドライブの［新規］からスプレッドシートを選び、ファイルを新規作成した瞬間に、自動的に「プレゼン資料」の中に保存されるのです。

図5　新規作成した瞬間に、すでにプレゼン資料のフォルダに保存されている

通常のパソコンでは、ファイルを「名前を付けて新規保存」するたびに保存先を考えて選ばなければなりません。

「とりあえずデスクトップに保存しておいて、あとで整理しよう」などと考えているうちに、デスクトップがアイコンだらけになってしまうというのは誰しもが経験した「あるある」だと思います。

これは、あなたが悪いのではなく、毎回ファイルの保存場所をユーザーに考えさせて、作業への集中を妨げるパソコンのUXに問題があるのです。

この問題を解決した Google ドライブ の「今あなたが作業をしている場所にファイルを保存する」という仕組みは、本当にすばらしい機能です。

慣れると今までのオフィスソフトでの作業が憂うつになるくらいです。

Google では、アドレスバーに「doc.new」とコマンドを打ち込んでドキュメントを新規作成する裏技もありますが、この方法で作成したドキュメントはドライブのいちばん上の階層に保存されます。

多用するとドライブにどんどんファイルが増えていき散らかるので、よほど急いでいるとき以外はおすすめしません。

図6　Google フォト でも、今開いている場所に写真がアップロードされる

ちなみに、「いま作業している場所にファイルを作成（保存）する」という思想は Google の他のアプリでも同様です。

たとえば Google フォト では、アルバムを開いた状態で写真をアップロードすれば、そのアルバム内に写真が保存されるようになっています。

これがもし、数百枚の写真をいちいち選択して移動しなければならないとしたら、ゾッとしませんか？

4）ファイルを作成した瞬間に共有されるから二度手間不要！

ここまで読んで、カンの良い方はすでに気づいたかもしれません。

「じゃあ、共有されているフォルダ内に新規作成したらどうなるの？」と。

図7　共有フォルダ内に作成すれば、新規作成時に自動的に共有される！

これは、共有フォルダの中にファイルを作成したのですから、もちろんファイルを新規作成した時に自動的に共有されます。

つまり、ファイル作成後にいちいち共有をかける手間がいりません。

アプリを Google ドライブ から開くメリットをご紹介してきましたが、Google の便利さは、いくつものアプリの壁をシームレスに飛び越えて、あなたが今行なっている作業から集中力を削がれることなく、ストレスフリーに集中できる点にあります。まさに「Workspace」という名前のとおりです。

最後に、この仕組みはスマートフォンなどでも同様です。

Google ドライブ のアプリで［新規］に当たる［+］ボタンをタップし、ドキュメントを選択すると、Google ドキュメントのアプリが立ち上がってファイルを新規作成し、いま開いているフォルダ内に自動保存されます（ Google ドキュメントのアプリがインストールされていることが必要）。

図8　スマホでも、［+］ボタンから新規ファイルを作成するとPCと同様の流れで作業できる

出先や時間のないときに使うスマートフォンだからこそ、こういった便利機能を使いこなして生産性を向上したいものです。

進化し続ける Google ドライブ！生産性を最大化するアップデートとは？

photo: Adobe Stock                                                                                                           　　　　　　

クラウドストレージの世界で圧倒的な支持を受けるGoogleドライブ。ファイルや画像の保存、共有に便利なだけでなく、セキュリティの面でも安心感があります。物理的なUSBメモリとは違って紛失の心配もありません。

2022年にICT総研が公表した『2022年クラウドストレージサービス市場動向調査』によると、Googleドライブは他のクラウドストレージサービスを凌いで、最も多くの人が利用していることが明らかになりました。

多くの人に支持されているGoogle ドライブですが、さらに2023年3月に発表されたアップデートで、利便性は新たな次元へと進化を遂げました。

今回は、仕事の生産性を格段に高める、Google ドライブ3つの新機能についてご紹介します。ぜひこの機会に、その進化をご体感ください！

■進化その１　一括操作で効率UP！

Google ドキュメントやスプレッドシートなど、自分が作成したファイルは、マイドライブに自動的に保存されます。この機能は紛失リスクを解消し、非常に便利な半面、気がつけば、マイドライブ内に大量のファイルが溜まっていることも珍しくありません。そんな時、どう対処すればよいのでしょうか？

図1　気がつけば大量のファイルが保存されている　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

「ドライブ内が散らかってきたから整理が必要だ！」と感じた時、最初に考えるのは「不要なものを削除する」かもしれません。あるいは、「フォルダを作成してカテゴリ別に整理しよう」と考えることもあるでしょう。

これまでは、ファイルやフォルダを一つ一つ操作をしなければならず、大量のデータがあると大変な時間と労力が必要でした。

しかし嬉しいことに、今回のアップデートによって、これまでの煩わしい操作が一括で処理できるようになったのです！

方法はとてもシンプルです。

操作したいファイルやフォルダにカーソルを合わせ、ボックスにチェックを入れます。

図2　操作したいファイルにチェックを入れる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

次に右クリックして行いたいアクションを選択します。ここでは5つのファイルを一括で削除してみます。

図3　右クリックで「削除」を選択　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

するとどうでしょう？一括でファイルが削除されました！［ゴミ箱］を覗いてみると…

図4　一括削除したファイルがゴミ箱内に　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

先程削除した5つのファイルがちゃんとありますね。これで、大幅な時短が可能になりました！

共有やダウンロードも一括で！

［削除］だけでなく［共有］や［指定の場所へ移動］、［ダウンロード］なども一括で操作できます！対象となるファイルやフォルダを指定して、右クリックした時に表示されるアクションは、全て一括で操作できるということです。

図5　右クリックでアクションを選択する　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

フォルダの場合［色を変更］することができますが、その操作も一気にできるという点も、嬉しいところですね！

図6　色を変えたいフォルダにチェックを入れる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

図7　一括で色が変わった　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

この画期的な一括操作によって、これまでに費やしていた時間と労力が劇的に削減できます。一つずつの操作から解放され、サクサクとドライブ内の整理整頓や設定が、神速で行えるようになります。待ってました！と言いたくなる革新的なアップデートでした。

■ 進化その２　右クリックいらずのインライン表示

さらに今回のアップデートで、「共有」のようによく行う操作がインライン表示されるようになりました。インライン表示とは、ウェブページやアプリケーション上で、メニューやダイアログボックスを開くことなく、直接その場にコマンドが表示されることを指します。

※この操作は一括ではなく一つ一つのファイルやフォルダで実行します。

図8　カーソルを合わせると共有・ダウンロード・名前の変更・スターマークがインライン表示される　

従来のように右クリックをして操作、あるいは右端にある縦3点リーダーをクリックして操作もできますが、コマンドが多いために目的のアクションを探すことは、地味に面倒です。

図9　右クリックでコマンドを表示した場合　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

［共有］や［名前を変更］など、よく行う操作がインライン表示されたことによって、派手さはないものの、作業の効率化が間違いなく進みます！

■ 進化その３　あのファイルはどこだっけ？を解決！

さらに検索チップの追加も発表されています。実は、2023年4月10日現在、私のアカウントでは実装されていません。順次実装とのことですので、この記事が公開される頃にはおそらく実装されていることと思います。

参照元： New experiences in smart canvas deliver more flow, less work　　　　　　　　　

従来は Google ドライブの検索ボックスで行っていた操作がチップ化されれば、ファイルタイプ、所有者、最終更新日などの検索条件を手軽に変えられます。ファイルが見つけやすくなり、大幅な時短効果が期待できますね。

Google ドライブ は仕事やプライベートで欠かせないツールとなっており、多くの人が日々利用しています。Google アプリは常に進化し、効率よくタスクをこなせるようアップデートが続けられています。今回の Google ドライブ のアップデートは、間違いなくあなたの仕事の生産性を向上させ、ストレスフリーなデータ管理を実現してくれることでしょう。