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【無料テンプレート付き】作業効率を劇的に上げた！とある企業のスプレッドシート活用術

リモートでの仕事が多くなり、「ちょっとしたことは聞きづらい」「この方法でやるしかないから」と、情報共有やコミュニケーションが乏しくなったり、遅れたりしていませんか？もはや仕方がないことと諦めている方、多いかもしれません。

実はこの問題、今すぐ解決できます。

チームのメンバー全員が、必要な情報をいつでもどこからでも神速で入手できる場所をクラウド上に作り出せば、いいのです。つまり、電話やFAX、手書きメモや紙の書類でのやり取りを、デジタル化して集約する方法です。難しくありません。使うツールは Google スプレッドシートただ1つです！

専用のシステムを導入すれば、一元化して情報を共有、蓄積し、社内のコミュニケーションの場として活用することができますが、当然費用がかかります。新しいツールとなれば、操作を覚えなくてはなりません。

普段使っているツール、Google スプレッドシートであれば、誰でも簡単に作成し、リアルタイムで情報共有ができます。管理や運用をラクにでき、なんといっても無料です。今回は、神速情報共有を実現するテンプレートを2種類、特別プレゼントします。Google アカウントにログインしていれば、今すぐにファイルのコピーが手に入ります。あなた自身がファイルの所有者ですので、カスタマイズしてご活用いただけます。

このシートのうち1つは、西日本食品工業株式会社様が作成し、実際に使用されているファイルをテンプレートに加工したものになります。

スプレッドシートは表計算アプリですが、「表計算」だけでなく、情報共有やコミュニケーションをスムーズにするための非常に優れたツールでもあるのです。

製造業の課題、生産管理をスプレッドシートで

製造業というのは生産管理が肝心です。

現場で記入した紙ベースの数字は事務所でしか参照できない、在庫は現物を見ないとわからないなど、必要なデータが必要なときに手に入らないと、時間や仕入れに無駄が生じます。

西日本食品工業さんのその状況を変えたのは、スプレッドシートの活用です。

在庫をリアルタイムで確認できるよう、紙で管理していたものをスプレッドシートにしたことで課題解決。工場で紙に記入した数字を本社事務所のPCに入力するという一連の作業がなくなり、1日で1時間、1ヵ月にすると21時間分の作業が減り、その分より生産性の高い業務に集中でき、残業減にもつながったそうです。

工場の端末で、生産実績をスプレッドシートに入力している

日報をスプレッドシートに変え、課題だったコミュニケーションが劇的改善！

日報をスプレッドシートに変え、本社と営業所間の情報共有、コミュニケーションも大きく改善しました。離れていてもオンラインでリアルタイムに確認できるだけでなく、コメント機能でフィードバックができ、コミュニケーションのスピードが上がります。

Google スプレッドシートに入力された実際の日報

コメントでコミュニケーションのスピードアップ！

シートの特定のセルを確認してもらいたいときも簡単に示せます。メールだと、「J列の3行目の…」というようにその箇所が分かるように伝え、受け取った側も、メールとシートを見比べる必要がありますが、スプレッドシートのコメントは、つけたい箇所に直接つけることができるので、やりとりもシンプルです。

コメントは、セルを指定して、コメントアイコンをクリックするだけでつけられます。半角@のあとにメールアドレスを入力すれば、コメントをつけると同時に、確認してほしい相手にメールを自動送信して通知できます。。

Google スプレッドシートに入力された実際の日報

テンプレートの使い方

下記、サンプルのリンクをクリックすると、「コピーを作成しますか？」という画面（下図）が開きます。［コピーを作成］をクリックすると、ファイルのコピーが自動で作成され、ご自身の作成したファイルとして［マイドライブ］に保存されます。このとき、あなたの Google アカウントでログインしてください。

［コピーを作成］をクリックすると、ファイルのコピーが開きます

【サンプル1】

営業日報テンプレート

サンプル1（←リンクをクリック）

【サンプル2】

月間の作業時間を入力、確認できる日報のテンプレート

サンプル2（←リンクをクリック）

サンプル2は、セルに関数を入れてあるテンプレートです。関数を使って「自動化」できると、入力や計算の手間が一気に省けます。

このシートでは、「月日（曜日）」の自動入力のほか、開始時間と終了時間を入力すると所要時間を自動計算する、といった設定をしてあります。コピーしたシートで、関数も確認してみてくださいね。

日々の業務の振り返りやタスクの進捗確認のために重要な「日報」。毎日、繰り返し使うものですから、ITを有効活用し、時間短縮・コストカットできれば、人時生産性の大幅アップにもつながります。

２. SMARTな目標設定を可能にするスプレッドシートの拡張機能とは？

Photo: Adobe Stock

皆さん、数字は得意ですか？苦手ですか？得手不得手に関わらず、ビジネスの現場に数字はつきものです。

「今期の利益目標は◯◯円」

「この商品の新規契約を◯件取らなければならない」

売上、契約数、利益、人件費などの固定費、在庫回転率、損益分岐点売上高…。誰しも、こういったベンチマークやKPIから逃れることはできません。

今日は、数字が苦手なあなたでも、カンタンに求めるべき数字を逆算して目標設定することのできる Google の使い方をご紹介します。

「Goal Seek」を使って知りたい数字を逆算する

それが、Google スプレッドシートの「Goal Seek」（ゴールシーク）と呼ばれる機能です。

これは関数ではなく、拡張機能（アドオン）です。Google Workspace アプリで使用するアドオンは、「 Google Workspace Marketplace 」からインストールすることができます。

Google Workspace Marketplace で Goal Seek を検索したところ

また、スプレッドシートを開いた状態から、直接インストールすることもできます。

アドオンは、スプレッドシートから直接インストールすることもできる

それでは、カンタンな使い方の例を見ていきましょう。

例1）1個100円のりんごを売っています。1万円を売り上げるには、りんごを何個売ればよいでしょう。

まずスプレッドシートを開き、セルに単価の100と、売上の計算式（単価×個数）を入力しておきます。求めるべき個数は空白にしておきます。

単価と売上の計算式を入力しておく

準備が完了したら、拡張機能から「Goal Seek」を選択して開きます。

拡張機能から「Goal Seek」を開く

スプレッドシートの右側に、「Goal Seek」が表示されます。

右側に「Goal Seek」が表示された

では、必要な項目を入力していきましょう。

入力する項目は3つだけ

「Goal Seek」は残念ながら日本語には対応していませんが、設定する項目は3つだけなので、慣れればすぐに使いこなすことができます。

Set Cell には、数式が入っているセルを指定します。「単価 × 個数」の数式が入っている B3 セルを選択してから、緑色の格子をクリックすると、セルがセットされます。

Set Cell には、数式が入っているセルを指定する

To Value は目標となる値です。売上目標の 10000 をキーボードから入力します。

To Value に目標値の10000を入力する

By Changing Cell が、「求める未知の値」です。「Goal Seek」では、このセルの数値を自動で変化させて、最適解を求めてくれます。売らなければならないリンゴの個数が入る B2 セルを選択してから、緑の格子をクリックします。

By Changing Cell には、求めるべき値の入るセルを選択する

この3つの項目に入力が完了すると、「Solve」（解決）のボタンが青く色が変わり、いよいよ計算の準備完了です。

「Solve」ボタンを押すと、計算がはじまります。しばらく待つと、画面中央に「Complete」と表示され、計算が完了します。B2のセルには自動で 100 が入りました！

「Goal Seek」が完了しました！

つまり、1万円の売上目標を達成するために売らなければいけないリンゴの個数は100個という結果になりました。

複雑な損益分岐点の計算も可能

実践的なビジネスでの活用例としては、複雑な損益分岐点の計算も可能です。

一定の固定費と、売上に伴う変動費がかかるようなケースで、商品をいくつ売り上げればペイするのか？このようなケースでは、スプレッドシートで下記のようにグラフ化することができます。

では、具体的にいくつ商品を売ればよいのか。これを求めるのは意外と容易ではありません。セルの数字を手で打ち替えて試算している方も多いのではないでしょうか。

こんな時も、「Goal Seek」を使って、目標値の「利益」が 0 になる試算を行えば、損益分岐点売上高と、販売すべき個数をワンクリックで求めることができるのです。

ビジネスの”SMART”な目標設定とは?!

ちなみに、記事のタイトルで「スマート」と書きましたが、これはクールだとか、洗練されている、といった単なるやり方や見た目を指しているのではありません。

ビジネスの現場で使われている「SMART」と呼ばれるゴール設定のフレームワークは、以下の5つの要素からなるといわれています。

Specific: 具体的である

Measurable: 計測できる

Achievable: 達成可能である

Realistic: 現実的である

Time-bound: 期限が設定されている

あなたの組織の、そしてあなた自身の目標は、一定の期限のなかで具体的かつ無理のない「SMART」な目標になっていますでしょうか？いま一度振り返り、Goal Seek のようなツールを用いて検証しながら10X実現を目指していきましょう。

３. 予定管理が上手な人だけが気づいたスプレッドシートの活用法

Photo: Adobe Stock

皆さん、プロジェクトの進捗管理はどうされていますか？模造紙やホワイトボードに書き出すという古式ゆかしい方法を取られている方もおられるかもしれませんが、プロジェクト管理で大事なのは、変更があったときにすぐに反映できること、そして、いつでもどこでもメンバーがすぐに確認できること。

となると、おのずとクラウドベースでのアプリを使って管理するのがベターということになります。普段使っている Google スプレッドシートのガントチャート作成機能（タイムラインビュー）を使いましょう。

タスクの開始日、終了日、担当者、タスクの説明などをセルに表形式で記載すると、グラフを作成するのと同じくらいの感覚で、ガントチャートを自動で作成してくれるのです。もちろん、元のデータが変更されたら自動で反映。共有も可能です。

タイムラインビューでガントチャートを作成する

まず、新規のスプレッドシートを作成します。まず、メニューバーの［挿入］をクリックし、プルダウンメニューに［タイムライン］が表示されることを確認してください。

プルダウンメニューに表示された「タイムライン」

残念ながらこの機能は Google Workspaceを契約しているユーザーが対象（ただし Business Starter は対象外）で、個人の Google アカウントを使用している方は対象外となります。ただ、他のユーザーが作成したタイムラインビューを閲覧することや、タイムラインの元データとなるシートを編集することは可能です。また、教育機関で導入されている場合は、無料プランでもこの機能を使用することができますのでご安心ください。

見出し行を入力しておく

まず、セルの1行めにタスク名、開始日、終了日、タスクの説明、担当者と記入していきましょう。これが見出し行となります。

タスクの詳細を入力していく

つづいて、プロジェクトの各タスクの名前、開始日、終了日を入力していきます。この3項目はマストになりますが、よりわかりやすいスケジュール表を作るために、説明と担当者も記入しておくとよりベターでしょう。

ちなみに、スプレッドシートではセルにいったん日付を入力すると、変更するときにいちいち数字やスラッシュを打ち直す面倒がありません。日付のセルをダブルクリックするだけでカレンダーが表示されるので、直感的に日付を選ぶことができます。

タスクの一覧表が完成したら、いよいよタイムラインビューを作成していきましょう。先ほどと同じく、メニューバーの［挿入＞タイムライン］を選択すると、［タイムラインの作成］というポップアップが表示されます。

「タイムラインの作成」でデータの範囲を選択する

ドラッグして、タスク一覧表の範囲を選択しましょう。選択が完了したら、［OK］をクリックするだけです。

ガントチャートが表示された

一瞬でタイムラインビューのガントチャートが表示されました！とてもカンタンですね。

タイムラインをもっと見やすく

初期設定では、タスク名と開始日、終了日だけがチャートに反映されました。色も付いておらず少しさびしいので、設定からカスタマイズしていきましょう。

カードの色もカンタンに変更可能

色を変えるのはとてもカンタンです。タスクのカードをクリックすると、右側に詳細が表示され、カードの色を自由に変えることができます。

また、元の表でタスク名の記入されたセルに背景色を設定すると、自動でその色がカードに反映されるという賢い機能もあります。

この他にも、タイムラインの表示されたシートの右上の［設定］をクリックすると、さまざまなカスタマイズを行なうことができます。

タイムラインの［設定］ボタンは右上に表示されている

設定の「カードの詳細」は、タスクの横に表示される説明文です。元のシートでは「説明」にタスクの説明を記入したので、プルダウンメニューから「説明」を選択すると、タスク名の横に「各自企画をプレゼンします」などの説明が表示されました。

タスクの詳細も表示された

いちばん下にある「カードグループ」は、カードを分類して表示してくれる機能です。「担当者」でグループ分けすると、担当者ごとにタスクが分類されました！

タスクが担当者別に分類された

このように、タイムラインビューを使用すると、さまざまなプロジェクトのスケジュールをカンタンに「見える化」することができます。

タイムラインをさまざまなタイムスパンで表示することも可能

タイムラインの時間軸は、日だけでなく、月ごと、さらに複数年のタイムスパンに変更することも可能です。企業の中長期の戦略をブレイクダウンして管理することもできそうです。

このタイムラインビュー、冒頭もお伝えしたように、有料の Google Workspace でないと使用できないのが悩ましいところではありますが、これまでプロジェクトの進捗管理のためだけに、他のワークマネジメントツールを有料で契約している方もおられるかもしれません。

ここで Google Workspace を導入すれば、すべての Google アプリの「有料版にしかない機能」を使うことができます。用途ごとに別々なアプリを使い分けている「分散問題」も解決して、チームの生産性を向上していきたいものです。

４. もはや表計算アプリの域を超えた! スプレッドシートの大進化

表計算ソフトといえば、デスクワークに欠かせない必須アプリ。 Google が提供する「スプレッドシート」には、日々機能が追加されています。もはや、ただの「表計算ソフト」ではなく、連絡先、ドライブ上のファイル、地図、カレンダー、金融情報などあらゆる情報と連携した情報のプラットフォームに進化を遂げているのです。

スプレッドシートなら、地図・ファイル・予定・連絡先などさまざまなデータと縦横無尽にリンクできる

スプレッドシートは、100％クラウドベースで開発されているので、他のアプリとの連携がリアルタイムで可能です。

一例をあげれば、Google Workspace では、いま「スマートキャンバス」と呼ばれる機能の充実に注力しています。スマートキャンバスとは、他のユーザーの名前や、 Google ドライブのさまざまなアプリのファイル、カレンダーの予定などの要素を、ドキュメントやスプレッドシートなどにインタラクティブに埋め込むことのできる機能です。

たとえば、あるプロジェクトの月間予定表を表計算ソフトで作成するとします。これまでは、会議の日時や場所を記入しても、ビデオ会議のURLは一つひとつコピーして記入が必要でした。会議の開催場所への行き方を調べたいときは、他の地図アプリを開いて調べる必要がありました。いうなれば、紙の予定表を単にデジタル化しただけです。