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  • 竜 大迫

効率10倍アップ! スプレッドシート「データ入力の統一ルール」

こんにちは。EDL PDトレーナーの大迫 竜です。


Google スプレッドシートなどの表計算アプリでデータを入力するときに、どのようなルールで記入すれば、効率的な編集・分析・加工が可能になるのでしょうか?


デジタル化=機械(PC)が判読可能な形式にすること


これを念頭においてデータを作成する必要があります。


「急にそんな難しいこといわれても…。具体的にどうすればいいのでしょうか?」


じつは、昨年暮れに総務省統計局が「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定」なるガイドラインを発表しました。


このルールを守ってセルに入力するだけで、編集・分析の効率は間違いなくアップするはずです。まさに10Xを実現する入力ルールといえるでしょう。


いくつか抜粋してご紹介しましょう。



ひとつのセルに複数のデータを入力しないこと!

単位(円、個、人など)や桁区切りのカンマ(,)などは文字列で入力しないこと!

左のデータ形式では、売上金額と費用総額が同じセルに入ってしまっているので、計算や並び替えができませんよね。けっきょく、誰かが右のように修正する手間が発生してしまいます。



単位(円、個、人など)や桁区切りのカンマ(,)などは文字列で入力しないこと!

単位(円、個、人など)や桁区切りのカンマ(,)などは文字列で入力しないこと!

円や▲(マイナス表記)の入ったセルを計算しようとすると#VALUE とエラーになりますね。


単価のセルに「10000円」と入力し、計算を試みてみましょう。

Google 先生に理路整然と怒られました。


(MULTIPLY関数というのは聞き慣れないコトバかもしれませんが、つまりは掛け算「*」のことです)


セルには「10000」とだけ入力し、ツールバーの「¥」ボタンなどを使用して単位を追加します。


スプレッドシートの場合は 表示形式>数字 から好きな表示形式を設定すると、人にも機械にもやさしいデータとなるでしょう( Google 式 10Xリモートコミュニティでは、2021年7月に学習しましたね)。



セルの結合をしないこと!


セルの結合は、見た目を整えるために行なってしまいがちですよね。


ですが、並べ替えやフィルターが適用できない、グラフ化ができない、値のカウントができないほか、範囲選択しにくい、コピーペーストできないなど、使い勝手としてはほぼ百害あって一利なしです。

また怒られました。


正しい記入方法は右のとおりです。

セルの結合をしないこと!

これ以外にも


・スペースや改⾏等で体裁を整えていないか ・機種依存⽂字を使⽤していないか

・1シートに複数の表が掲載されていないか ・データの単位を記載しているか


などなど、ついやってしまいがちなNG例と解決例を紹介しています。


ガイドラインの全文はこちらからご覧ください。

ダメな例と良い例を比較した、とてもわかりやすい構成になっています。


統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法

統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定(総務省統計局 政策統括官(統計基準担当)2020年12月18日)

チェック項⽬の1-1で、推奨されるファイル形式として、そもそも「スプレッドシート」が記載されていないのは、あくまで中央省庁向けのガイドラインということでご容赦下さい。


ここに書かれているルールは、すべての表計算アプリに共通するものです。


全員がこのルールを守るだけで、効率と生産性が10倍アップしてハッピーになれる、日本国民どころか全人類必見の資料だと思います。



それから、このガイドラインにも出てこないくらい基本的なことですが、


数字は必ず半角で入力する


ことを心がけましょう。

全角の数字は文字列であって、数字ではありません。計算はできませんよね。


私は、計算を行わないスプレッドシートの「シート名」、そしてスプレッドシート以外のファイル、たとえばドキュメントやスライド内のテキスト、そしてあらゆるファイル名でもこのルールは徹底したほうがいいと考えています。


なぜなら、全角と半角は別な文字として扱われるためです。ファイル名やファイル内をCtrl+Fなどのショートカットで検索するときに、二度手間になってしまいます。


Google ドライブの検索機能は、賢いAIが搭載されているのでどちらも拾ってくれますが、これはあくまで例外です。



シート内の文字種を一括変換してくれる神アドオン!


ここで、「え、今まで作成したシートも全部直すんですか?!」


という方へ。


結論から言えば、これから分析したり、グラフ化する必要があるのなら、直したほうがいいですね。


数字の全角・半角の統一だけは、


・大文字⇄小文字

・ひらがな⇄カタカナ

・全角⇄半角(数字/英字/カナ/記号/空白の指定可)


を一括で自動変換してくれる、「文字変換くん」というスプレッドシートの神アドオンもGoogle Workspace Marketplace ( Google Workspace に追加できる拡張機能のストア)にありますのでぜひ取得してみて下さい。もちろん無料です。

文字変換くん - Google Workspace Marketplace

※ Google Workspace組織では使用が許可されていない場合があります。


「どうすれば編集・分析・加工しやすくなるのか」をつねに考えよう


このガイドラインに書かれている以外にも、シートの設計や入力ルールで判断が求められる場面が出てくると思います。


その時も「どう工夫すればデータが編集・分析・加工しやすくなるのか」をつねに考えることを心がけましょう。


そうすることで、コンピュテーショナル・シンキング(コンピュータサイエンティストの思考法。つまり、課題が何であるかを理解し、課題を適切に解決するための考え方)が次第に身につくからです。


もちろん、はじめのうちはシートが完成してから「これじゃダメじゃん」と落ち込むこともあるかもしれませんが…。


この「コンピュテーショナルシンキング」の能力は、近年、教育分野においてもPISA学習到達度調査(国際的な学習到達度に関する調査)に追加されたスキルです。もちろん、ビジネスにおいても必要不可欠な能力です。


弊社のトレーニングも、ゴールは単なるアプリの操作習得ではありません。皆さんがアプリを「自分自身で場面に応じて使えるようになる」こと。最終的には、コンピュテーショナル・シンキングを身に付けていただくことをめざしています。



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出典: 統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定(総務省統計局 政策統括官(統計基準担当)2020年12月18日) https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01toukatsu01_02000186.html