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『【9割の人が知らない Google の使い方】机の上でDXのスゴさを体験できるたった1つの方法』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第112回 が更新されました!


【9割の人が知らない Google の使い方】 机の上でDXのスゴさを体験できるたった1つの方法


ニュース記事を盛んに賑わす「DX」。なにか政府や大企業が唱える壮大な目標で、自分たちには関係のない雲の上のことだと考えてはいませんか?

 DX(デジタル・トランスフォーメーション):業務上の【問題】をデジタル活用で解決し、生産性を劇的に向上し、ビジネスモデルを変革すること。

 じつは知らず知らずのうちに、DXはあなたの身の回りにも変革をもたらしているのですが、お気づきでしたか?

 身近な例で、家族とのコミュニケーションを例に取って考えてみましょう。

 携帯電話が普及する前、あなたは家族とどのように連絡を取っていたでしょうか。

 おそらく、実際に会うか、電話。筆まめな方なら遠くに住んでいる両親や子どもたちに手紙を書くこともあったでしょう。

 20年前、携帯電話が普及して、ショートメッセージでやり取りをすることができるようになりました。

 私は、初めて友だちにショートメッセージを送って会話ができたときの感動を今でも鮮明に覚えています。「遠くにいるのにつながってる」と!

 そこには、単に手紙がデジタルに変わっただけではない感動がありました。

 そして10年前、ガラケーがスマートフォンに取って代わり、LINEやメッセンジャーなどのSNSが普及しました。

 文字だけでなく、動画やスタンプ、顔が見たければビデオチャットと、さまざまな手段があります。

 電話や面と向かっては言いづらいことや、他愛のないことでも、時間や場所を問わずやり取りできるようになりました。コミュニケーションの幅は、はるかに広がったのではないでしょうか。

 これだって、立派なDXです。

「俺にはDXなんて関係ない! やっぱり仕事は実際に会って膝と膝を突き合わせて話さないと決まらないんだ!」というちょっと昭和脳のあなたでも、プライベートのやり取りでSNSを禁止されたら困ってしまうのではないでしょうか。


◎20年間、進化が止まっている日本の業務スタイル

 では、仕事に目を向けてみましょう。

 多くの人が、文書やプレゼンテーションの作成はパソコンにインストールして使うオフィスソフトを使っていることでしょう。もちろん同僚や取引先とのやり取りにはメールソフトを使用しています。

 もちろん電話を使うこともありますが、よほど至急の用事でなければメールで事足ります。昔よりは電話をかける頻度は少なくなりました。

 一見すると、十分に業務はデジタル化されているように思えます。

「いまさらDXと言われても、これ以上どうすればいいの?」と。

 ですが、よく考えてみると、この業務スタイルはパソコンが普及した20年前からほぼ変わっていません。先ほどのコミュニケーションを例に取ると、ガラケー時代そのままです。

「ビジネスマナーとして確立しているからこのスタイルでいい」と開き直るか。

「たしかに昨今はテレワークなど、ワークスタイルに変化も起きている。他にも変革できる点があるかもしれないな…」と考えるか。

 ここが、あなたの会社と職場にイノベーションが生まれるかどうかの大きな分かれ道かもしれません。


◎今日は、あなたの机の上がDXの舞台です

 あるいは、DXに関心はあるけれども、イメージが湧かないし、どこから手を付けていいのかもわからない。それに組織全体に浸透させていくのは時間がかかる、とお悩みの方もおられると思います。

 今日は、かんたんに体験できるちょっとしたDXをご用意しましたので、パソコンまたはスマートフォン片手にお付き合いいただければと思います。

 DXの舞台は、あなたのデスクです。机の上にある色々な紙をデジタル化することで、ペーパーレスと、それにプラスアルファした便利さを手に入れることができ、さらにはあなたの職場にイノベーションまで起こすことだって可能です。


◎付箋をアプリに置き換えてみよう

 まずは、パソコンのモニターに貼ってある付箋です。ついペタペタ貼ってしまいがちですが、パスワードや業務に関する数字を、他の人からも見えるところに貼っておくのは好ましくありませんね。

 ここで使用するのは「 Google Keep(グーグル キープ)」。PCからもスマホからも使用できるメモアプリです。

 Google アプリはどのブラウザでも使用できますが、Google の提供する Chromeブラウザをおすすめします。スマートフォンの場合は、アプリをインストールしてください。

 ここでは、パソコンの画面を例に説明します。

 Google 検索の画面右上にある9つの点のボタン(ランチャー)をクリックし、黄色い電球(ヒラメキ)のアイコンをクリックしてください。Google Keep が立ち上がります。

「メモを入力…」と表示されている入力欄に、メモを入力します。

 入力が完了したら、右下の「閉じる」をクリック。

 メモはクラウドに自動保存されるので、ウィンドウを閉じてもメモは消えることはありません。紙の付箋のように剥がれてどこかに行ってしまうこともないのがデジタルの利点です。

 ふと、先ほど保存したメモに関連した資料写真があることを思い出しました。

 Google Keep のメモには、画像を追加することもできるのです。

 先ほど保存したメモをクリックすると画面中央に拡大表示され、再編集することができます。


下にいくつかのアイコンが並んでいます。左から4つめのアイコンが「画像を追加」です。

 パソコンに保存されている画像を探して、何枚でもメモに追加することができます。

いくら紙の付箋が便利でも、写真を何枚もくっつけてモニターの縁に貼り付けておくことはできませんね。

 会議で配布された紙の資料を撮影したりスキャンしてメモに追加するだけで、机の上に散らばっていたコピー用紙も片付けることもできます。

 いままで手帳に書き込んでいた内容も、Google Keep で済んでしまうかもしれません。

 これで、机の上が少しはスッキリしたのではないでしょうか。

 次にあなたは、資料を遠く離れた支店のメンバーに確認しなければならないことに気づきました。ですが、わざわざ来てもらうのも大変です。

 そんな時に、Google Keep を使えば、付箋を遠く離れた支店にいるメンバーに瞬時に共有することだってできるのです。

 左から2つめの「共同編集者」をクリックし、共有したい相手のメールアドレス(Gmailまたは Google Workspaceのアドレス)を追加するだけ。

 必要な相手に必要な時だけ情報をシェアすることで、スマートに意思の疎通を図ることだってできるのです。


◎デジタルの力で、従来は想像もできないようなことが実現するのがDX

 では、この付箋アプリで体験いただいた内容を、冒頭のDX(デジタル・トランスフォーメーション)に当てはめて考えてみましょう。

 1、付箋という従来からある文房具で行なっていたメモという作業を、Google Keep というアプリでやってみる:ツールの置き換え  2、付箋にメモだけでなく、写真を何枚でも追加できる:付箋の機能がパワーアップ

 ここまではデジタル化(デジタルシフト)と言います。紙がアプリに変わることで、たしかに付箋の機能は豊富になりましたが、あなたの業務を大幅に変革するほどのインパクトはまだありません。

 先ほど、従来のオフィスソフトとメールソフトを使用した仕事の進め方を例に出しましたが、これも紙と鉛筆をパソコンに置き換えた「デジタル化」であって、「DX=業務上の【問題】をデジタル活用で解決し、生産性を劇的に向上し、ビジネスモデルを変革する」ではありません。

 次の段階以降がいよいよDXなのです。

 3、付箋を遠く離れたメンバーに共有することができる:あなたとチームの移動や連絡の手間が減り、意思疎通のスピードが劇的に変化する

 勤務時間の使い方、つまり働き方にも変化が生まれましたね。

 さらに、Google Keep の共有機能をもっと活用してみましょう。

 4、チーム内で、他のメンバーに見てほしい資料やWebサイトを、デジタルの付箋を使って自由に共有するルールをつくる:若手から中堅社員まで自由に意見が出し合える土壌が生まれ、新しいサービスが生まれた

 ここまで到達できたなら、あなたの組織のDXは大成功です!

 そんなうまい話が、と思われるかもしれませんが、これからご紹介するのは茨城県のとある物流会社で実際にあった話です。

 今までは海上コンテナの荷札をスタッフが現場まで行って回収し、手作業で入力していました。移動の労力もさることながら、入力ミスも発生していました。

 これをスマートフォンで撮影し、Google Keep で離れた事務所に瞬時に共有するようにフローを改善した結果、圧倒的な時短を達成

 海から遠く離れた栃木県佐野市で、市主体の海上コンテナ基地を運営するまでになりました。この企業は、昨年「全国中小企業クラウド実践大賞」で表彰されました。

 うちは企業の規模が小さいから。職人が主体の現場仕事だから。

 そんなことは関係ありません。

 机の上を整理するために使い始めた付箋アプリの Google Keep ですが、使い方次第で想像もできないような成果を生み出すことができるのです。

 Google の他のアプリも同様です。使い始めるのはカンタンですが、一つひとつがあなたの組織でデジタル・トランスフォーメーションを実現させる可能性を秘めています。

 家族とのコミュニケーションも知らず知らずのうちにDXに進化しているのに、仕事のやり取りはなぜ20年前のままなのでしょうか。

 分かれ道はたった一つ。始めるか、始めないかだけです。

 もっと知りたいと思った方は、拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』でを、ぜひご一読いただきたいです。Google アプリの単なる機能紹介、操作説明ではなく、場面に応じて生産性を劇的向上する活用術、DXを実現するための方法をたくさんご紹介しています。

 さらに、書籍の学びを「最短最速で習得」できる【Google式10Xスキルアップセミナー】もスタートしています。たった3ヵ月で生産性が劇的向上する講座です。あなたのクラウド活用スキルを可視化するスキルアセスメントも用意し、スキルに合った内容をお届けできるように配慮していますので、自信のない方でもお気軽にお越しください。

 まずは毎月1回実施している無料体験会に参加してみませんか? ご一緒に、DXの世界を体験できることを楽しみにしています。

記事全文は、ダイヤモンド・オンライン Webサイトから!



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