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『【9割の人が知らない Google の使い方】デキるビジネスパーソンがGW中に絶対にメールでしないこと』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第116回 が更新されました!


【9割の人が知らない Google の使い方】 デキるビジネスパーソンがGW中に絶対にメールでしないこと


いよいよゴールデンウィークが近づいてきました。「まん延防止等重点措置」も解除され、久しぶりの国内旅行を計画されている方も多いのではないでしょうか。


◎自動返信メールが危険な理由

 ところで、取引先にメールを送信すると「◯月◯日まで休暇をいただいております」といった内容の自動返信をいただくことがあります。

 一見、親切な対応のように思いますが、私はこういった自動返信メールは使用しないようにしています。なぜでしょうか?

 前回の記事でも、フィッシング詐欺やランサムウェアを送りつけるスパムメールの被害が増加していることをお伝えしましたが、こういった犯罪組織は、あなたのメールアドレスを知らなくても、スパムメールを送信することができてしまうのです。

 そう聞くと恐ろしく感じるかもしれませんが、方法そのものは原始的です。ご存じのとおり、メールアドレスは「ユーザー名@ドメイン名」という文字列で構成されています。このため、ユーザー名をa、b、c…と1文字ずつ組み替えて機械的にメールアドレスを生成し、総当たりで大量に送信することで、あなたにスパムメールを送りつけているのです。

 ここに、自動返信が設定されていた場合はどうなるでしょうか。犯罪組織が手当たり次第送信したメールに対して「メールを確かに受け取りました! あなたがスパムメールを送信したアドレスはきちんと存在しています。私は◯◯社の◯◯ですよ~!」ともろ手を挙げて返事をしているようなものです。

 恐らく、あなたのメールアドレスは犯罪組織の間で共有され、翌日以降さらに大量のスパムメールが届くようになることでしょう。また、インターネット上のさまざまなアカウントはメールアドレスがIDになっていることが多いので、不正アクセスや乗っ取りに遭う可能性もグンと高まります。セキュリティのゆるい組織だと目星を付けられて、同じ組織(ドメイン)全体が標的にされてしまうかもしれません。

 そればかりか、自動返信メールの文面には、ご丁寧にも緊急連絡先や同僚の連絡先が記載されている場合すらあります。

「◯◯社◯◯チームの◯◯です。◯月◯日まで休暇をいただいております。お急ぎの場合は携帯電話0X0-XXXX-XXXX あるいは◯◯チーム ◯◯@◯◯.co.jp までご連絡ください」

 こうなると、もはや率先して機密情報を社外に流出しているのと変わりません。このような理由で、不在時の自動返信メール設定そのものを禁止している組織もあります。


◎Gmail の不在通知はここが賢い!

 それでも、自動返信メールを使わなければならない場合にはどうすればよいのでしょうか。オススメしたいのは Gmail の不在通知機能です。

 Gmail の設定で「すべての設定を表示」をクリックすると最初に開く「全般」タブのいちばん下に「不在通知」の設定があります。

ここで、「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する」にチェックを入れると、あなたの Google アカウントの連絡先に登録されているユーザーからメールが届いた場合のみ不在通知を送信するように設定することができます。

 Google Workspace を導入している組織の場合は、連絡先を組織内で共有することもできるので、取引先などの連絡先を社内で共有しておくとよいでしょう。

 さらに! Gmail の不在通知には、迷惑メールフォルダに分類されたメールや、登録しているメーリングリスト宛てに送信されたメールには、不在通知を送信しないという賢い機能があります。

 前回もお話しした通り、Gmail はAIを活用した「マルウェアスキャナー」によって、99.9%以上のスパムを検知してくれますから、マルウェアの送信元アドレスに自動でメールが返信されてしまう心配もないというわけです。

 これはクラウド上で動作する Gmail だからできる芸当です。パソコンにインストールする形のメールソフトには、こういった機能は基本的にはありません。

 というわけで、バカンス中の自動返信メール設定は、潜む危険性を十分に認識し、それでも必要な場合はセキュリティに十分配慮した Gmail などのメールアプリを使うこと。そして自動返信の内容には、極力メールアドレスなどの個人情報・機密情報を含めないようにしましょう。


◎新しいツールで、新しい働き方を

 ここまで読まれた方の中には、「メールはパソコンにソフトをインストールして使うのが当たり前じゃないの?」と思われた方も多いのではないかと思います。

 ですが、残念ながらその方法は、オフィスにPCが普及した1990年代の終わりから20年間変わっていない仕事のやり方かもしれません。

 スマートフォンが生まれ、クルマの自動運転が実現し、社会もテクノロジーも日々変わっていくなかで、1日のうちでいちばん長い時間を過ごす「仕事」にこそ、新しいツールを使った新しい働き方を取り入れてみませんか。

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