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『【9割の人が知らない Google の使い方】企業が脱ハンコする最もカンタンな方法』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第117回 が更新されました!


【9割の人が知らない Google の使い方】 企業が脱ハンコする最もカンタンな方法


◎なぜ働き方が多様化し ITツールが充実していてもハンコなのか

 コロナ禍によるテレワークでは、緊急事態宣言下でも書類の押印作業のためだけに「ハンコ出社」しなければならないケースが少なからずあり、ハンコ文化の問題が表面化しました。

 また、2020年、当時の行政改革担当大臣であった河野太郎氏がハンコ廃止を各府省に要請したことを契機に、「脱ハンコ」への機運が高まり、働き方改革推進の重要テーマとして注目されました。

 行政手続きでは、約1万5千のうち「99.247%の手続きで押印を廃止できる」として、これまで長らく続いてきた書面押印という業務慣行が抜本的に見直され、ハンコの存在そのものが問われたのです。

 それでもなお、起源はいまから数千年前の紀元前、メソポタミア文明と言われている「印鑑」を使い続けています。なぜでしょう。

 脱ハンコを阻むハードルのひとつは、新しいシステム導入です。ワークフローシステムを使ってデジタル化を進める場合、導入コストに加え、従業員に慣れてもらうまで時間を要するという懸念が出てきます。

「ハンコ出社」という問題は抱えていても、いまのシステムでできていることに、あえてお金や時間を使いたくない、というのもわかります。しかし、お金をかけず、普段使っているツールを使って改革を実現できるとしたらどうでしょう。

 文書作成アプリ:Google ドキュメント、表計算アプリ:Google スプレッドシート、プレゼンテーションアプリ:Google スライドの3つに「承認機能」が2021年11月から実装されました! 作成した資料の承認依頼、承認、却下、コメント追加、編集をすることができる機能です。

※ただし、この機能が標準装備されているのは、Google Workspace の有料エディションとなります。詳細は青字のリンクをクリックして Google 公式サイトでご確認ください。

 Google Workspace のアプリ上で行いますので、当然、「ログイン」が必要となります。「ログイン」していること自体が本人であることの証明ですから、「なりすまし」の心配がありません。また、権限のない人はそのデータを参照できず、勝手に承認や改善を行うことができません。Google Workspace を使っての「承認」は、承認印鑑の役割を担えるのです。

 では、具体的にそのやり方をみていきましょう。使うのは、普段使っている Google ドキュメントです。


◎普段使っているツールで「脱ハンコ」をする方法

 方法は簡単です。承認してもらいたいファイルに内容を記載したあとに、メニューの[ファイル]から[承認]を選択して、右サイドに表示された「承認のリクエスト」から[リクエストを送信]することで、ワークフローを始めることができます。

[リクエストを送信]をクリックすると、図2のようにリクエスト送信画面が表示されます。あとは、項目に入力していくだけです。

承認者へのメッセージを追加したり、承認期限を設定することもできます。

 承認者に内容の修正等、編集を加えてもらいたいときには、「承認者にこのファイルの編集を許可する」にチェックを入れます。また、申請者も含め、承認者以外が編集できないようにファイルをロックしてから送信したい場合は、「承認リクエストを送信する前にファイルをロックする」をオンにします。準備が整ったら、右下の[リクエストを送信]をクリックします。承認のリクエストを送信すると、承認者に指定した人にメールが送信されます。

承認リクエスト時にファイルをロックすることで、承認者以外でファイルの編集権限を持ってる人が、途中で内容を変更することを回避し、申請内容を担保することができます。

承認者は、届いたファイルを確認し、「承認」または「拒否」のボタンをクリックします。

 確認画面が開くので、必要があればコメントを入れて、[承認]または[拒否]を押せば完了です。

申請者は、ファイル上でステータスを確認できます。

 ドキュメントの上部にある「詳細を表示」をクリックすれば、承認がどこまで進んでいるか、どこで滞っているか一目でわかるので、承認を急ぐ場合には、対象者に個別に連絡をすることもできますね。

 すべての承認が完了すると、ファイルがロックされ、ドキュメント上部の表示は、「承認済みバージョン」となります。

 これで、承認のフローが完了です。

 これまで脱ハンコに踏み出せなかったり、検討しているものの具体的な方法がわからずに躊躇していたみなさま。Google Workspace を導入して、まずは「承認」機能を試してみませんか?

 押印ありきの業務を減らすことができ、書類の保管・管理業務の負担軽減にもなります。そして、「ハンコ出社」の必要はなくなり、いつでも・どこからでも申請・承認のプロセスを滞りなく遂行できるようになります。生み出された時間で、注力するべき業務に充てる時間が増えれば、生産性の向上にもつながりますね。

 今回は、Google Workspace の有料版を導入していることが前提の方法でしたが、Google には他にもたくさんの仕事に役立つ機能が存在しています。使わないのは、本当にもったいないです! 拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』では、Google アプリの単なる機能紹介、操作説明ではなく、場面に応じた生産性劇的向上する活用術、よりスマートな働き方をするための方法をITが苦手な方にもわかりやすくご紹介しています。ぜひお読みください!

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