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『【9割の人が知らないGoogleの使い方】いますぐ使える無料テンプレート付き!とある企業が神速情報共有実現のために考え出したたった1つの解決策とは?』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第120回 が更新されました!


【9割の人が知らないGoogleの使い方】 いますぐ使える無料テンプレート付き! とある企業が神速情報共有実現のために考え出したたった1つの解決策とは?


以前なら、オフィスに行けば上司や同僚にいつでも確認し、なんでも相談できました。  リモートでの仕事が多くなり、「ちょっとしたことは聞きづらい」「この方法でやるしかないから」と、情報共有やコミュニケーションが乏しくなったり、遅れたりしていませんか? もはや仕方がないことと諦めている方、多いかもしれません。  実はこの問題、今すぐ解決できます。  チームのメンバー全員が、必要な情報をいつでもどこからでも神速で入手できる場所をクラウド上に作り出せば、いいのです。つまり、電話やFAX、手書きメモや紙の書類でのやり取りを、デジタル化して集約する方法です。難しくありません。使うツールは Google スプレッドシート ただ1つです!  実際、情報共有の場をデジタル化する方法は、いくつもあります。  例えば、メールを使う方法。使い慣れているのですぐに活用できますが、1対1の関係になりやすく、チームでの情報共有には向きません。また、変更した内容はリアルタイムに反映されません。  専用のシステムを導入すれば、一元化して情報を共有、蓄積し、社内のコミュニケーションの場として活用することができますが、当然費用がかかります。新しいツールとなれば、操作を覚えなくてはなりません。  そこで、Google スプレッドシート の登場です。誰でも簡単に作成し、リアルタイムで情報共有ができます。管理や運用をラクにでき、なんといっても無料です。今回は、神速情報共有を実現するテンプレートを2種類、特別プレゼントします。Google アカウントにログインしていれば、今すぐにファイルのコピーが手に入ります。あなた自身がファイルの所有者ですので、カスタマイズしてご活用いただけます。  このシートのうち1つは、私が代表を務めるイーディーエル株式会社のクライアントである西日本食品工業株式会社様が作成し、実際に使用されているファイルを、弊社でテンプレートに加工したものになります。この場を借りて心よりお礼申し上げます。  スプレッドシートは表計算アプリですが、「表計算」だけでなく、情報共有やコミュニケーションをスムーズにするための非常に優れたツールでもあるのです。  実際にこのスプレッドシートを活用し、業務課題の解決を成功させた西日本食品工業株式会社様の事例をご紹介しましょう。


◎西日本食品工業株式会社の事例(代表取締役社長 長田 和也 様のお話)

 食品に限らず製造業というのは効率よく良いものをつくる、つまり生産管理が肝心です。ですが、我が社では必要な時に、必要なデータが手に入らないことが課題でした。製造の日報は手書き、正確な在庫は工場で現物を見ないと分からない。無駄な仕入れをしてしまったり、必要な時に原料がなかったりといった初歩的なミスもありました。

 現場で記入した紙ベースの数字は事務所でしか参照できない、工場の現場ではその日の朝にタスクが分かるという状況でした。

 その状況を変えたのは、スプレッドシートの活用です。

 在庫をリアルタイムで確認できるよう、紙で管理していたものをスプレッドシートに変えました。工場で紙に記入した数字を本社事務所のPCに入力するという一連の作業がなくなり、1日で1時間、1ヵ月にすると21時間分の作業が減り、その分より生産性の高い業務に集中でき、残業減にもつながっています

◎日報をスプレッドシートに変え、課題だったコミュニケーションが劇的改善!

 本社と営業所間の情報共有、コミュニケーションもまた課題でした。これも日報をスプレッドシートに変え、大きく改善しました。離れていてもオンラインでリアルタイムに確認できるだけでなく、コメント機能でフィードバックができます。コメントであれば、「お疲れ様」、「良かったね」といった電話やメールではわざわざ伝えていなかったことも気軽に返せます。コミュニケーションのスピードが上がり、意図や気持ちが伝わっているという実感も増しました。

西日本食品工業株式会社様の事例詳細はこちらからご覧になれます。  >>https://www.smart-work.biz/case11

◎コメントでコミュニケーションのスピードアップ!

 確認のやり取りなどで、「このセルを見て!」と指定したいとき、みなさんはどうしていますか?

 メールだと、「J列の3行目の…」というようにその箇所が分かるように伝え、受け取った側も、メールとシートを見比べる必要がありますが、スプレッドシートのコメントは、つけたい箇所に直接つけることができるので、やりとりもシンプルです。

 コメントのつけ方はとてもカンタン。つけたい箇所を指定して、コメントアイコンをクリックするだけ、です。以前ご紹介した「成果を10倍にするコメントの上級テクニック」を使えば、さらに効果的です。

「コメントが簡単につけられるとしても、そもそも、ベースとなるシートを作るのが大変!」と思っている方。そんな苦労はダイヤモンド・オンラインの読者には不要です。

 今回、カスタマイズして使用できるテンプレートをご用意しました。ぜひご活用ください!


◎テンプレートの使い方

 下記、サンプルのリンクをクリックすると、「コピーを作成しますか?」という画面(下図)が開きます。[コピーを作成]をクリックすると、ファイルのコピーが自動で作成され、ご自身の作成したファイルとして[マイドライブ]に保存されます。このとき、あなたの Google アカウントでログインしてください。

サンプルは2種類ご用意しました。必要に応じて項目の追加なども簡単にできます。ぜひ実際にスプレッドシートをさわってみてください。使い方はExcelとほぼ同じです。


【サンプル1】 営業日報テンプレート サンプル1(←リンクをクリック)

【サンプル2】 月間の作業時間を入力、確認できる日報のテンプレート サンプル2(←リンクをクリック)

 サンプル2は、セルに関数を入れてあるテンプレートです。関数を使って「自動化」できると、入力や計算の手間が一気に省けます。

 年月を入力するだけで、「月日(曜日)」を自動で表示させることができたら、毎日記入する必要はなくなりますね。

 このシートでは、「月日(曜日)」の自動入力のほか、開始時間と終了時間を入力すると所要時間を自動計算する、といった設定をしてあります。コピーしたシートで、関数も確認してみてくださいね。

日々の業務の振り返りやタスクの進捗確認のために重要な「日報」。毎日、繰り返し使うものですから、ITを有効活用し、時間短縮・コストカットできれば、​人時生産性の大幅アップにもつながります。

「このファイル、セキュリティは大丈夫なの?」と気になったあなた。右上の[共有]ボタンをクリックしてみましょう。あなただけに表示されているファイルであることが確認できます。

 タブのXボタンでファイルを終了でき、そのタイミングで自動保存されます。

 改めてファイルを開きたいときは、ランチャーからスプレッドシートまたはドライブのアイコンをクリックしましょう。ファイルがクラウドにちゃんと保存されています。

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