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『【9割の人が知らない Google の使い方】Yahoo!も取材!Googleのツールで年間80時間の無駄時間を減らす方法』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第123回 が更新されました!


【9割の人が知らない Google の使い方】Yahoo!も取材!Googleのツールで年間80時間の無駄時間を減らす方法


年間80時間。ビジネスパーソンは、この時間を何に使っていると思いますか?


 実は、勤務時間中に「書類を探す」時間なのです。


 文具で有名なコクヨ株式会社が実施した調査によると、1日のうち書類を探す時間は「約20分」。これを1年間に換算すると、なんと約80時間。まる10日分の勤務に相当するのです。

 作成したはずの見積書が見つけられない、資料をどこに保存したか忘れてしまった……といった、生産性が全くない「探す」「見つける」という行為に、人はとても多くの時間を費やしていることになります。

 もちろん、この数字は1人あたりですから、会社としては全社員の人数分を掛け算することとなり、100人いれば単純計算で8000時間です。

 おそらく、一つひとつの探しものにかけている時間は、5分、10分。でもそれが1日に何度も発生していませんか。きっと、あなたも例外ではないはずです。

 その無駄な時間を減らすために、今すぐできることがあります。

 欲しいものをすぐに発見できる状態にすることです。

 具体的には、「ここだけ見れば、全部、ある」という必要な情報を置いておく「場所」を決めておけばいいのです。どうやって?

 ウェブサイトをストレスゼロで気軽に作成できる「Google サイト」を使ってみましょう!

 Google サイトは、Google が提供しているWebサイト作成ツールです。Google アカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。

「Webサイトを作るのは難しそう」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、Google サイトを作るのに専門の知識は不要! 簡単に、オリジナルのサイトを作れます。

 実際にこの Google サイトを活用した情報の一括管理で、効果を実感しているという事例をご紹介しましょう。

 ホテル4棟の運営と弁当事業をしている株式会社ナビのIT推進部 真木内 貴之様にお話を伺いました。


◎Google サイトによる社内ポータル「SYAHOO!!」を業務の要に

担当者として、様々な仕組みづくりを行っていますが、一番効果が上がっていると感じているのが「SYAHOO!!」です。この試みを聞きつけた Yahoo! JAPAN の方から取材を受けたこともあります

「SYAHOO!!」には、毎日の仕事を始めるのに必要な情報が集約されています。

 以前は、必要なファイルを一つひとつ Google ドライブで検索して探さなければなりませんでしたが、このポータルサイトを見れば、すぐにファイルを探し出せます。便利になったと、社員からも好評です。

 ファイルを Google ドライブに保存しているだけの状態であれば、1つずつ検索しなければなりませんが、サイトなら、いろいろな種類の情報を見やすくまとめることができます。情報共有する上で大きなメリットです。

 例えば、動画。取材を受けたテレビ番組の動画、ハウツー動画を埋め込んでいるので、サイトから直接再生することもできます。自社発信のSNSも埋め込んで、タイムラインをそのまま見られるようにしています。

 可視化してわかりやすく共有できるよう、月の実績などは、グラフを表示させています。挿入しているグラフは、Google スプレッドシートのデータをグラフ化したものです。



◎Google だけで完結できるのがいい!

 スプレッドシート、Google カレンダー、Google フォームなども、サイトと同じく Google のアプリ。簡単に連携できます。

 ホテルのお客様に実施しているアンケートは Google フォームを使用し、そのデータはスプレッドシートに落とし込み、活用しています。スプレッドシートに入れたデータは、自動集計や関数を使った処理もできます。そして、そのグラフをサイトにそのまま反映させることも簡単です。

 以前は、アンケート結果の平均値算出やグラフ化、まとめに毎月一日を費やしていましたが、アンケートを Google フォームに変え、数値化した結果をスプレッドシートで自動処理することで、社内ポータルでの共有までとてもスムーズになりました

 保養所予約サイトも自作しています。専用のシステムを導入することなく、Google サイトとフォームやカレンダーなどのアプリ連携で構築できました。

・株式会社ナビ様の事例詳細はこちらからご覧になれます。


 お客様とスタッフ、スタッフ同士を即時につなぐシステムは、Google Workspace で作ることができます。Google Workspace は私たちのホスピタリティ組織を支える重要な基盤となっています。


◎可視化、自動連携、共有ができる Google サイトで情報をまとめる

 Google サイトには、7つのメリットがあります。

① 無料で利用できる  Google のアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。

② 広告が表示されない  多くの無料のホームページ作成サービスで表示されるバナー広告が表示されません。

③ 専門知識が不要  テンプレートを使って、驚くほど簡単に見栄えのよいホームページを作成できます。

④ レスポンシブデザイン対応  スマートフォン、タブレット、PCなど、閲覧するデバイスに応じて、あなたがなにもしなくても最適にホームページが表示されます。

⑤ 共同編集ができる  共同編集が可能なので、複数のユーザーでホームページを作成、管理運営ができます。

⑥ Google の他のサービスとの連携が簡単  Google カレンダー、Google フォーム、Google マップ、YouTubeなど、Google の他のサービスをサイト上に簡単に設置することができます。

 業務カレンダー、有給申請フォーム、お得意様マップ、ハウツー動画など、様々な形式のファイルを、[選択]-[挿入]という簡単操作で埋め込むことができます。

⑦ アクセスできる人を制限できる  サイト自体の共有設定、掲載するコンテンツの共有設定によって、特定の人だけに閲覧・編集の制限をかけることができます。つまり、会員制サイトにも公式サイトにも使い分けできます。

 必要なのは、Google のアカウントと、誰に何を見せるか決めること。それさえできていれば、専門家に頼まなくても、Google のツールを使って、スライドを作成するような直感的操作で思い通りのサイトが完成します。

 欲しいものをすぐに取り出せるオリジナルサイト。ぜひお試しください。

 9割の人が知らない Google のホントの使い方は、拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』にまとめています。

 他にも Google で生産性を劇的向上したい!と気になった方は、この機会にぜひお読みください!

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記事全文は、ダイヤモンド・オンライン Webサイトから!


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