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『【9割の人が知らないGoogleの使い方】高コスパ・高セキュリティ・生産性劇的向上!今、ZoomからGoogle Meetに乗り換えるべき3大メリットとは』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第124回 が更新されました!


すっかり日常生活の一部となったオンライン会議ですが、皆様、どのツールを使っていますか?

 オンライン会議のツールと言えば、知名度No.1は「Zoom Meetings」。しかし、2022年5月2日から一律40分以上は使用制限がかかるようになりましたね。40分以上のWeb会議をする場合、人数に関わらず月額2000円のProライセンスなど有料プランの契約が必要です。

 Zoomの魅力は、最大100人までビデオ通話が可能であり、とにかく手軽なこと。ビデオ会議のURLを共有するだけで誰でも参加でき、アカウントを作る必要もありません。

 ところで、この特徴、実は Google が提供するWeb会議ツール Google Meet もそのまま当てはまります。しかも、Google Meet1対1なら最長24時間、3名以上は最長60分無料で何回でも利用可能です。

今回は、まだ未体験の方も多い Google Meet について最新の情報を交えて、費用対効果、セキュリティ、アプリ連携で生産性劇的向上という3つのメリットをご紹介します。使わないと損! ぜひあなたも Google Meet での次の会議を設定してみてください。


◎Google Meet の活用メリット① 費用対効果が抜群

 もしかするとあなたは、ZoomやビジネスチャットツールChatWork、オンラインストレージサービスDropboxなどなど、複数のクラウドツールに総額で結構な使用料を毎年支払っていませんか? 一度リストアップして、ぜひ総額を算出してみてください。

 ビジネスチャットツールSlackもまたサービス開始以来初の値上げ、フリープランは履歴閲覧期間が90日に制限されることが決まりましたが、これらの機能、実は全部 Google アカウントひとつでカバーできちゃうかもしれません。

 そう。Google Meet に乗り換えるメリットの1つめは、なんといってもお金の問題。費用対効果が非常に高いことです!

 費用対効果が「非常に」高いと書きましたが、どういうことかといいますと、Google Meet なら60分以上のWeb会議をする場合、なんとZoomの約3分の1の費用、月額680円からでOKなんです。

 月額680円の Google Workspace Business Starter のライセンスを購入すると、

● 最長336時間のWeb会議ができるようになります。さらに ● オンラインストレージサービス Google ドライブに30GBの容量追加 ● Google スペシャリストチームが質問に答えてくれるヘルプデスクサポート

 までがセットされています!

 月額1360円の Google Workspace Business Standard のライセンスなら、さらに以下の機能が付与されます。Starterの2倍の費用ですが、それでもZoomより安いです。

● 会議に150人まで参加可能 ● 会議を録画して Google ドライブに自動保存 ● インテリジェントなノイズキャンセル ● 挙手機能 ● ブレイクアウトセッション(グループに分かれてディスカッション) ● アンケート(参加者の感想をその場ですぐに自動集計して把握) ● Q&A(質問に賛成票をつけることができ、履歴が残る) ● 管理者用コントロール

 ちなみに、無料アカウントでも Google Meet では、以下の機能が利用できます。

● 主催者用ボタン(画面共有や会議への承認・拒否、発言のミュート等)


● 外部ユーザーの招待  招待されたユーザーは Google アカウント不要で参加できます。

● 会議中のチャットメッセージ送信  チャットを有効活用するとリモートでも双方向のやり取りが気軽に実現します。

● 自動字幕起こし  株式会社電算システムの提供する拡張機能「こえもじ」を追加すると日本語で発言の文字起こしができるようになります。

● 待機中にプレイできるロボットゲーム  2022年7月現在、無料アカウントで表示され、Google Workspace アカウントでは利用できません。どうやら2022年6月に追加されたばかりの新機能らしく、日本語で紹介されているものは発見できませんでした。上矢印ボタンを使ってサボテンやPCを飛び越えながら、会議の参加者を待ちましょう(笑)。


● 画面の共有と固定表示  自分のパソコンの画面をほかの参加者にも見えるように画面を共有する機能です。画面共有するときには「全画面」「ウィンドウ」「タブ」の3種類から選択できます。「全画面」を選ぶと、会議の参加者は、画面共有をしている人がパソコンで作業している様子をすべて閲覧することが可能です。「ウィンドウ」か「タブ」を選択すると、指定した画面しか会議参加者には表示されません。プレゼンの際、原稿を表示しながら話したり、共有する情報を制限したい場合などに重宝します。

 また、会議の参加者または共有画面のタイルにカーソルを合わせ、固定アイコンをクリックすると、ピン留めして画面に表示することができます。

● 変更可能なレイアウト  Google Meet のビデオ会議は、会話の中心となっているコンテンツや参加者が大きく表示されるように自動で切り替わります。画面下の三点リーダーから[レイアウトを変更]をクリックすれば、設定を変更できます。初期設定では、参加者を表示するタイルの数は9人ですので、参加人数が多い場合には画面下部にあるスライダーを使用して、タイルの表示数を変更しましょう。ブラウザのウィンドウのサイズによって変わる場合がありますが、最大で49人を表示可能です。


● バーチャル背景[ビジュアルエフェクト]  参加者が会話に集中し、ビデオ通話をさらに楽しめるように、背景をぼかす機能と、背景を画像、没入型背景、動画に置き換える機能が導入されています。

 利用できるスタイルと背景は、デバイスの種類、アカウントの種類、組織の情報管理者が適用した設定によって異なります。

● 会議を活性化させるデジタルホワイトボード[ Google Jamboard]  他の参加者とリアルタイムでアイデアを出し合える仮想のホワイトボードです。

 [アクティビティ]から選択できます。

● ツールとテンプレートが充実!ビジネスパーソンに人気のMiro(ミロ)  2022年7月13日に発表されたばかりの新機能です。Google Meet にはすでにオンラインホワイトボード機能として「Jamboard」が使えますが、より高機能な「Miro」と連携することで、より高度なコラボレーションが行なえるようになりました

追加されたばかりの「Miro」ですが、使ってみると思った以上に直感的に使え、問題解決のための話し合いに役立ちそうだと感じました。感情を表現するステッカー機能もあり、楽しく会議できそう。

 Miroは、[アクティビティ]の一番下に追加されています。確認してみてください。


● ローライトモード  自分の姿が暗い場合AIが自動的に検出して明るく表示してくれる

● コンパニオンモードでの参加  複数台の端末でビデオ会議に繋ぐ場合にハウリングを防止してくれる機能。

 いかがでしたか? コロナ禍が始まった数年前と比べ、想像以上に Google Meet の機能が充実、進化していて驚いた方も多いのではないでしょうか。


◎Google Meet メリット② セキュリティが抜群

 Google Meet に限らず、Google のアプリ群はすべての通信が保護され、セキュリティが高いことで知られています。「安全であること」も大きなメリットですよね。

 Google Meet は無料アカウントでも、以下の機能が標準搭載されています。

● 不正使用対策機能 ● 転送時と保存時のデータ暗号化 ● 2段階認証プロセス ● 高度な保護機能プログラムへの登録

「高度な保護機能プログラムへの登録」は、標的型オンライン攻撃から Google アカウントを保護することを目的に設計されています。標的型攻撃とは、巧妙なフィッシング攻撃のことです。量は少ないながらも防御するのが最も難しい攻撃と言われていますが、登録によって高度な保護機能プログラムのセキュリティポリシーによって保護されます。

Google は、すべてのサービスを安全な基盤上で設計、構築、運用し、ユーザーの安全確保とデータの保護、およびユーザーが提供した情報の機密性保持に必要な保護対策を講じています。Google Meet も例外ではなく、デフォルトで有効になる組み込み型の保護機能によって会議の安全性が確保されます。

 また、Google では、ユーザーが各種設定を常に管理できるようにすること、セキュリティ機能の維持と継続的な改良を実施すること、データ保護法などの業界基準を遵守することなど、さまざまな方法によってユーザーのプライバシーを保護しています。データの所有者はユーザー自身であり、Google ではないことを明言していますし、Google がユーザーのデータを広告に使用したり、第三者に販売したりすることはありません。

 私たちユーザーのデータは送信中に暗号化され、Google ドライブに保管される録画ファイルも保存時にデフォルトで暗号化されます。

 Google のサービスは、外部機関によるセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスの管理状況の検証を定期的に受けています。グローバルスタンダードに照らした認定、コンプライアンス認証、監査レポートを継続的に取得しているので安心です。

 Google Meet が準拠している世界のコンプライアンス規格は、数えてみたら、なんと14種類にも達していました!

 参加者全員が安全に会議に参加できるようにするための、信頼できる会議スペースを構築するなら「Google Meet で!」といえそうです。


◎Google Meet メリット③ 他のアプリとの連携が抜群

 Google Meet は、Google カレンダーや Gmail と連動しているので、それぞれの画面から神速でバーチャル会議室へ移動できます。

 何より会議設定が超楽ちんです。Google カレンダーで新規予定を作成して、会議の参加者を[ゲスト]から追加するだけで、招待メールも出欠も、資料配付も、ちょっとした連絡もすべて Google カレンダーからやり取りを集約できます。

 これは本当にストレスフリー

 当日の会議の時間になれば、参加者は自分の Google アカウントでカレンダーの予定を確認して、Google Meet の会議リンクをクリックするだけで、すぐにオンライン会議に参加できます。もうメールやメッセージから会議リンクを探し出す必要はありません

 Google のアプリ群は1つのアカウントにすべての情報がひもづき、連携し、データを存分に活用できる環境が整っています。アプリはみんなで使い、組み合わせて使うからこそ、生産性が劇的に向上するのです。私は、この成果が10倍になる使い方を Google 式10X仕事術と命名しました。


◎Google Meet のはじめかた

Google Meet はPCやスマートフォンにもともと搭載されているマイクとカメラで高画質なビデオ通話を実現します。インターネット環境と Google Meet を利用できるデバイス、そして Google アカウントをご用意ください。

 Gmail、Google フォト、Google カレンダーなどの Google サービスをすでにご利用の場合は、既存の Google アカウントにログインするだけで Google Meet も使用できます。まだ Googleアカウントをお持ちでない場合は、無料でご登録いただけます。

 なお、Google Meet の会議に招待された参加者は、Google アカウント不要で会議に参加できます。

 パソコンで使用する場合、アプリをダウンロードする必要もありません。スマホの場合は、App Storeまたは Google Playからダウンロードをお願いします。

 Google には他にもたくさんの役立つアプリが存在しています。使わないのは、本当にもったいない! 拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』では、Google アプリの単なる機能紹介、操作説明ではなく、場面に応じた生産性劇的向上する活用術、よりスマートな働き方をするための方法をITが苦手な方にもわかりやすくご紹介しています。ぜひお読みください!

 さらに、書籍の学びを「最短最速で習得」できるGoogle式10Xスキルアップセミナー】をみんなと一緒に学びませんか?

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記事全文は、ダイヤモンド・オンライン Webサイトから!


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