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『Google アカウントを持ってない相手とGoogle アプリを同時編集したいときどうする』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第69回 が更新されました!


Google アカウントを持ってない相手と Google アプリを同時編集したいときどうする


☆回答   Google アカウントがなくても、同時編集できる方法は2つあります。

  Google アプリの代表的な機能の1つに、ファイルの共同編集機能があげられます。

  Google といえば「共有」ということで、コラボレーションに欠かせない重要な“神機能”です。

  Google アカウントを持たない相手であっても、この共同編集機能を利用してもらう方法は、ズバリ2つあります。

 1つ目は、「パブリック・アクセスリンク」を使う方法です。

  Google ドキュメントやスプレッドシートの画面右上の[共有]ボタンから、「リンクを知っている全員が閲覧可」または「リンクを知っている全員が編集可」に設定します。

 この方法で共有したファイルは、リンクのURLを知っていれば誰でもアクセス可能です。

 つまり、このリンクが「パブリック・アクセスリンク」となります。



 実際、とても手軽に誰とでも共有できてしまいますが、その分、セキュリティのリスクはぐっと高まります。

「Google アカウントを持たないユーザーとファイルを共有する」ということは「誰であるかわからない人でも、ファイルへのアクセスを許可する」ということです。

 もともと機密性の低いファイル、たとえばパンフレットやチラシのような、はじめから公開予定のファイルであれば問題ないでしょう。

 しかし、そうでない場合には、安全のため誰と共有するのか、「相手を明示的に指定してファイル共有する」ことは、セキュリティ対策の基本です。

 とはいえ、相手に Google アカウントを取得してもらうのも難しい……ですよね?

 パブリック・アクセスリンクを使う場合、せめて期限を決めて、定期的にファイルの公開状況を把握しておきましょう。スプレッドシート での管理もオススメです。

 実は2020年秋、Google は2つ目の新しい方法「ビジター共有機能」をリリースしました。

  Google アカウントを持たないユーザーを「ビジター」として招待し、Google ドライブのファイルやフォルダを共同編集できるようにする方法です。

 1つ目の方法同様、共有相手のファイルに対する編集権限、コメント権限、閲覧権限の管理が行えます。また、ファイルの共有はいつでも停止できます。

 1つ目の方法と異なるのは、本人確認ができるという点です。

・・・


記事全文は、ダイヤモンド・オンライン Webサイトから!





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