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『【9割の人が知らないGoogleの使い方】埋もれた重要メールを「1秒」で発見できるGmailの使い方』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第101回 が更新されました!


『【9割の人が知らないGoogleの使い方】埋もれた重要メールを「1秒」で発見できるGmailの使い方』


仕事をするうえで欠かせないコミュニケーションツールのひとつがメールです。

 しかし、コロナ禍を境に、仕事で確認すべきメールがかなり増え、負担に感じていませんか?

 それもそのはず。日本のメール送信率は149%増と、連絡手段はいまや社内外問わず、対面や電話からメールへと切り替わりました。

 その増加率は世界最大だったそうです。

 情報の収集と発信、この両方がオンラインで活発化したのです。

 毎日大量のメールに溺れそうになっていませんか?

 受信トレイにたまったメールを1通ずつ確認していたら、あっという間に時間が過ぎていた……こんな経験、あるあるではないでしょうか?

 メール対応は、思いのほか時間を使ってしまうものです。

 この毎日のメールを、神速1秒で処理していきましょう!

 Google AIを秘書にして、あなたが「今すぐ見るべきメール」だけを選び出しておいてもらう方法です。

 この方法で、私自身、メールの処理時間を半分以下にすることができました。

 具体的にいうと、対応が必要なメールを「今すぐ」と「あとで」の2つに分けるだけ。

1.今すぐ(顧客や取引先など重要なメール) 2.あとで(主に社内からの連絡メール)

 本当にたったこれだけでOKです。

 あらかじめ分けてさえおけば、Google のAIがあなたに代わって大量のメールを選別し、あなたの時間を節約してくれます。

 実際、マッキンゼーの調査結果によれば、これだけなのに1日に27分を節約できます。

 なぜなら、私たちビジネスパーソンは、1日に平均15回、満杯になった受信トレイを確認しています。

 受信トレイには平均200件を超えるメールがたまっており、返信の際、必要なメールを探すのに、1件当たり4秒をかけて件名を読んでいます。

 つまり、このチリツモが毎日【27分】となっているわけです。これは、1ヵ月を20営業日として掛け算すると540分(9時間)。丸1営業日を浪費にしていることになります。

 1日に何度も確認すべきメールは、Google AIに選び出しておいてもらった1の「今すぐ対応するメール」だけと決めましょう!

 使うのは、Gmailの[タブ]機能です。

 みなさん、もうお使いになってますか?

 [タブ]は「耳たぶ」、こう覚えるといいかもしれません(笑)。

 下図の矢印1で示すとおり、初めてGmailアカウントを作成した初期状態では表示されています。つまり、この使い方は Google 推奨なのです。

「タブ」表示は、インデックスのようなもので、クリックすると画面を次々切り替えることができます。

 Gmailで用意されたタブは、「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」となっています。この分類名が、少々とっつきにくく感じられるかもしれません。

 かくいう私も、2003年からずっとGmailを使っていますが、1年前まで[タブ]機能を無効にして使っていました。

 なぜ、これらのタブが必要なのか理解できなかったからです。

 15年以上も経って、どうして今さら「タブ」機能を有効にしたのか、というと、正直、あまりのメールの多さに嫌気が差し、解決策をググってみたからです。

「タブ]がもたらす時短効果に気づかされ、実際にやってみたら、本当にストレスゼロとなり、大変驚きました!

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記事全文は、ダイヤモンド・オンライン Webサイトから!





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