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『【9割の人が知らないGoogleの使い方】失敗メールを帳消しにしてくれるGmailのお助け機能とは?』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第103回 が更新されました!


毎日使っているメールで、「やっちまった」と失敗した経験、ありませんか?

 ここだけの話、私はたくさん失敗経験があります。

 知性を疑われる誤字脱字。  相手の名前を間違える。  添付ファイル漏れ。

 気づいたとき、本当に恥ずかしい、穴があったら入りたい気持ちになりますよね……。

 一体どうすれば、こういったミスを防げるのでしょうか?

 もちろん、良識あるビジネスパーソンなら、送信する前、もう一度、入念に読み返すべきでしょう。

 ところが、なぜか、見直したはずなのに見落してしまうことってありませんか?

 あるいは、そのときに限って、うっかり書き終わってすぐに送信してしまった、ということが誰しもあるはずです。

 Gmailなら、時間限定でそんなミスをなかったことにしてくれます。

 たった1つの方法で解決できます。

 それが、Gmailの送信取り消し設定です。

 ビジネスでよく使われる他のメールソフトでも「送信取り消し機能」は見かけますが、送信先が組織外の相手だったり、異なるシステムを使ったりしていても機能するのは実はGmailだけ。Gmailなら、無料アカウントでも無条件でメール送信を取り消せます。

 だからこそ、ありがたい機能なのです。

 送信ボタンをクリックした直後から30秒以内であれば、メールを取り消し、修正したうえで送信し直すことができます。

 送信ボタンをクリックしてから、この30秒間が勝負です。

 ラストチャンスと意識して、メールを読み返す癖をつけましょう。

 私自身、この設定で何度助けられたかわかりません(感涙)。

 修正すべきミスを確認し、ノーミスを実現できます。

 スマホのGmailアプリでも同様に取り消しができます。

 ただ、失敗メールを帳消しにしてくれるというこの嬉しい機能は、ある設定をしないと使えません。

 機能するための、具体的な設定方法をご紹介しましょう。

 たった5クリックで完了です。

 まず、Gmailを立ち上げたら、画面右上の歯車アイコン[設定]をクリックします。

 すると、画面右側に[クイック設定]が表示されます。ここで、[すべての設定を表示]をクリックします。


表示が設定画面に切り替わったら、画面中央にある[送信取り消し]の項目から、時間の[]をクリックします。プルダウンメニューの5秒・10秒・20秒・30秒からクリックでお好みの時間を選択したら完了です。私は、一番長い「30秒」に設定しています。

 最後に[変更を保存]するのを忘れないでください。

 通常、Google アプリは自動保存ですが、設定についてはスクロールして、画面の一番下に表示されているこのボタンをクリックして終了です。

実際にメールの送信を取り消す方法は、送信直後に画面左下に表示される[取り消し]をクリックするだけです。

すぐにメールの下書き編集画面に戻ります。

 このメッセージが出たらすぐに、“最後”のメールチェックをすることを習慣にしていきましょう!

 スマホの場合はメール送信後、画面最下部に表示されるバーの「元に戻す」をタップするだけです。

たった1つの設定でデキるビジネスパーソンに!

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記事全文は、ダイヤモンド・オンライン Webサイトから!





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