Google カレンダーのショートカットキーで仕事のスピードアップ！

もっと効率よく作業したい！

仕事のスピードをもっと上げたい！

そんな向上心あふれるビジネスパーソンたちが今、大注目しているのがショートカットキーです。

ショートカットキーを覚えれば、さまざまな作業がワンアクションまで行えます。

しかし、いざ使おうと思ったら、どのキーを組み合わせればよかったのか、すっかり忘れてしまっているということ、ありませんか？

そこで、今回は Google のアプリで使える「絶対に忘れない」おすすめショートカットキーをご紹介しましょう。

鳥の目・虫の目といいますが、目線を変えることで視野をパッと広げることができます。

絶対に忘れないショートカットキー

Googleカレンダーには週表示や月表示、日表示など様々な表示形式がありますが、あなたのカレンダーは、どの表示になっていますか？

たくさんのタスクを抱えていたり、予定が詰まっていたりすると、どうしてもスケジュールの見逃し防止のために、今日1日、あるいは週表示を選択しがちです。

日々を忙しく過ごし、いつも同じ表示のままになっていませんか？

もしも最近、息苦しさや停滞感を感じたりしているとしたら、そんなときこそ、ショートカットキーを使って目線をパパパっと切り替え、見える景色を変えてみましょう。

このビューの切り替えは、一度聞いたら絶対に忘れません。

なぜならたった1つのキーを押すだけで実行できるからです。

しかも、意味づけできます。

まず、［日］ビューは［D］、［週］ビューは［W］、［月］ビューは［M］、［年］ビューは［Y］と、たった一つのキーを押すだけで切り替えが完了します。

見ればおわかりの通り、Dayの［D］、Weekの［W］、Monthの［M］、Yearの［Y］ですから、絶対に忘れません。

▲日表示

▲月表示

さらにもっと簡単に切り替えたい方には、キーボードの［1］から順番に数字を押してみてください。

［日］ビュー、［週］ビュー、［月］ビューと切り替わり、［4］は、［カスタム］ビューと呼ばれる4日間の表示、［5］は［予定リスト］ビューと呼ばれるスケジュール一覧が表示され、［6］で［年］ビューに切り替わります。

このショートカットキーで瞬時に切り替えを行って、鳥の目で自分の仕事を把握していきましょう！

3ヵ月先のスケジュールを確認する場合には、［Y］キーでスッと年表示に切り替え、目当ての日付をクリックし、さらに［W］キーでその前後の予定に瞬間移動できます。

仕事に「追われる」のではなく、仕事を「追いかける」、スマートなビジネスパーソンになりたいものですよね。

ちなみに、先々の予定を確認したあと、［今日］に戻りたいときはTodayの［T］を押してみてください。

検索ボックスで特定の予定を調べたいときには、［／］を押すと、検索ボックスにカーソルを一瞬で移動させることができます。

絶対に忘れないはず!!ですが、それでも万が一忘れちゃった（笑）ときは、 Google カレンダーを表示させた状態で［？］キーを押しましょう。すると、次のような虎の巻が表示されます。

「分からなくなったらはてな（？）で解決！」です。

２. Google カレンダーで会議やイベントの出欠確認を神速1秒

あなたは Google カレンダーを使っていますか？

プライベートな予定に、そして最近では「家族と一緒に使っています！」という方も増えてきたようです。

あらかじめ互いに「共有」をかけておけば、相手の予定や空いている時間帯が聞かずしてわかるため、時短するし、とても便利ですよね。

しかし、Google カレンダーは、やはり仕事で使わないともったいない！

というのも、複数の人たちとの情報共有がシンプルでスピーディにできるようになるからです。

例えば Google カレンダーなら、自分が主催する会議やセミナーに、自分自身のカレンダーから直接「招待」できることは、もうご存じですよね？

しかも、ビデオ会議システム Google Meetへの参加リンクが予定に自動生成されます。ちなみに Google Meetはダウンロード不要。Google ユーザーでなくても、無料でオンライン会議に参加可能です。（※会議を主催するには Google アカウントが必要）

1対1の会議であれば24時間、参加者が3人以上の会議であれば1時間まで続けて、無料で会議をすることができます。なお、ゲストとオーナー含め100人までであれば料金が発生することなく無料で利用可能です。

図1：Google カレンダーからゲストを招待した予定

この招待した人たちを Google では「ゲスト」と呼びます。主催者としては、ゲストが予定に参加してくれるのか、出欠が気になりますよね？

Google カレンダーならメールと連携しているので、予定を追加した瞬間、ゲストに招待メールが自動送信されます。これは相手が Google ユーザーでなくても有効です。

図2：Aolメールに自動送信された招待メール

そして、ゲストは送信された招待メールから、ワンクリックで主催者に直接出欠の連絡ができます。ゲストが Google ユーザーなら自分自身のカレンダーに予定が自動的に追加されていますので、メールだけでなくカレンダーからもいつでも連絡できます。

予定が変更となっても同じ方法で何度でもお知らせできます。

ゲストにまったく手間をかけさせないからこそ、返事がもらえる確率が高くなるというわけです。

主催者は図3のように、自分のカレンダーからゲストの出欠連絡をリアルタイムで確認できます。

図3：ゲストは出欠連絡する際にメモを追加できる

図3では、ゲストのうち1名が返事をしておらず、1名が返事を保留にしていますね。

そこで、この二人に現時点での返事がもらえるよう、ヘッズアップ（注意喚起）してみましょう。

通常なら、まず相手のメールアドレスを調べ、メールに「12月1日の会議にご参加いただけるかご連絡ください」と入力して送信します。これだけでも2、3分かかりますが、Google カレンダーなら神速1秒で完了します。

図3の4人のゲストの横にある「メールアイコン」をクリックするだけ。すると、図4のようにメール送信画面が表示されます。

図4：メールアイコンをクリックでメール送信画面が表示される

最初は「未定」「いいえ」「返信待ち」「コピーを自分宛に送信」のすべてにチェックが入っていますので、あなたがメールを送信したいグループ以外はチェックを外しましょう。

「メッセージ」欄に「ご連絡お待ちしています。」等連絡事項を入力し、「送信」で完了です。社内連絡なら、メッセージに一切入力しなくても意図は伝わりますよね。

またゲストのメールアドレスを知りたい場合には、メールアイコンの左隣にポインタを持ってくると、コピーアイコンが表示され、ゲスト全員のメールアドレスをコピーすることもできます。

たとえゲストが100人いたとしても一瞬で完了です。

図5：ゲストのメールアドレスをコピーする方法

Google カレンダーは多くの人と情報共有をシンプルでスピーディにするのに大いに役立ちます。ぜひ Google 式10X仕事術で生産性を劇的向上してくださいね。

知ってさえいれば、あなたもあっという間にITに強いビジネスパーソンになれます！

３．仕事効率アップ！ 割り込みをなくして集中力を高める Google カレンダーのサイレントモードとは？

「さぁ、仕事をするぞ！」と腕をまくりあげてパソコンに向かったところで、「ちょっといいですか？」と、話しかけられて作業を中断。そんな経験はありませんか？

仕事をしている以上、それは仕方がないこと。

でも、中断は数秒でも、途切れてしまった集中を取り戻すのに時間がかかることもあります。集中力を欠いたまま仕事をしても、作業の質やスピードは上がりません。その時間に終わらせなければならない仕事や難しい仕事をしているときは、中断なく、集中して取り組みたいですよね。

できるだけ「割り込み」のない、集中できる環境をどう作るかが問題です。

集中するための時間を意図的に作りたいなら、「集中宣言」しましょう！

「この時間帯は作業に集中する！」ということを示しておけば、いまは声をかけるのは控えよう、他の時間に相談しようという配慮が生まれ、集中して働ける時間を確保できます。

集中時間の表明は、共有しているスケジュールですればOKです。Google カレンダーの「サイレント モード」機能を使いましょう。

サイレントモードで全集中タイム！

サイレント モードで予定を作成すると、ヘッドホンのマークが表示されます。自分の予定だけでなく、他のメンバーにも同じように表示されるので、「サイレント モード」の予定であることは一目瞭然。

ヘッドホン マークの予定がある時間帯は「集中タイム」とルール化しておけば、お互い、集中する時間を確保でき、高い成果を短時間で実現できるはずです。

では、早速、集中宣言する方法をみていきましょう！

1．集中したい時間帯を決める

パソコンで Google カレンダーを開き、集中したい時間帯を選択します。普段、予定を作成するときと同じように予定作成画面が開きます。

【9割の人が知らない Google の使い方】仕事効率アップ！ 割り込みをなくして集中力を高める方法

図1：Google カレンダーで時間帯を選択すると予定作成画面が開く

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ここで、[サイレント モード]を選ぶだけで、サイレントモードの予定にすることができます。

【9割の人が知らない Google の使い方】仕事効率アップ！ 割り込みをなくして集中力を高める方法

図2：[サイレント モード]を選択すると、作成する予定にヘッドホンマークが表示される。

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予定作成は、日ビューか週ビューで行うのがポイントです。（月表示やスケジュールだとサイレント モード のタブが表示されません）

その切り替えは、とっても簡単。

キーボードで、日ビューなら「D」のキーを、週ビューなら「W」のキーを打てば、瞬時に切り替わります。Dayの「D」、Weekの「W」なので、覚えやすいですよね。

2．自分の時間、場所を確保する

予定作成時に、[会議への招待を自動的に辞退する]にチェックを入れておくと、その時間帯に設定された会議への欠席を即時に、自動で連絡し、辞退することができます。

図3：予定作成画面で、[会議への招待を自動的に辞退する]や使用する会議室の選択ができる。

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Google カレンダーを使っている方は、もしかしたら、お気づきかもしれません。[会議への招待を自動的に辞退する]は、「不在」の予定を作成したときにも選択できます。

でも、「不在」の予定ではできないことが「サイレント モード」ではできるのです。
それは、自分の場所を確保すること。

組織の設定で会議室が登録されていれば、会議の辞退をして自分の時間を確保するのと同時に、作業場所の予約もできるのです。

予定を作成したら、最後に右下の[保存]をクリックするのをお忘れなく！

「サイレント モード」の予定は、繰り返しの設定も可能です。毎週水曜日の午後など、決まった時間帯に「集中タイム」を設定したい方は、あらかじめ繰り返し設定をしておくとよいですね。

図4：[繰り返さない] の横の下矢印 ▼をクリックすると、繰り返す間隔を選択できる。

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もし、「集中タイム」の時間帯はチャットの通知も届かないようにしたい、ということであれば、チャットの通知を一時的にミュートにしておくのもオススメです。

今回紹介したカレンダーの「サイレント モード」は、仕事用または学校用アカウントで使える機能になりますが、チャットの「サイレント モード」は、無料の個人のアカウントを使用している人も使えます。

図5：チャットの通知は、一時的／繰り返しでミュート設定可能。

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「サイレント モード」は、仕事の生産性向上のために集中時間をしっかり確保できる便利な機能です。

Google のツールには、まだまだ便利な機能がたくさんあります。アプリや機能を組み合わせれば、カスタマイズした使い方ができます。自分の働き方や仕事の取り組み方に合う使い方を見つけ出してくださいね。

４．作業時間を劇的に短縮する Google カレンダーの予定一括登録とは？【テンプレ付き】

あなたは普段、どのツールを使って、スケジュールを管理していますか？

手帳愛用者も多いと思いますが、デジタルツールをお使いの方も増えています。パソコンやスマホからいつでも予定を確認でき、様々な機能もあるので、慣れるととても便利ですよね。

特に、Google カレンダーは、他のユーザーとの共有も Google アプリとの連携もできる使い勝手のよいアプリ。ビジネスの場でも、プライベートでも利用しているという方が増えています。

使い慣れたツールにすべての予定を入れておけば、手帳が手元になくてもスマホから確認ができるため、予定も立てやすいですよね。

とはいえ、年間行事や勤務シフトなど、一度に大量の予定を１件１件入力していくのは手間がかかって大変です。

「毎週月曜日の９時から10時まで」といった定期的な予定であれば、［繰り返し］の設定で手軽に予定を作成することができます。ただ、不定期かつ大量の予定の登録は、［複製］の設定で手動で実施することになるため、それなりに時間と手間がかかります。下手をしたら、入力完了する前に予定が過ぎてしまうかもしれません。

今回は、そんな問題を一気に解決する方法をご紹介します。数多くの予定を一括で登録できる方法です。

知らないと永遠にポチポチ手入力ですが、知ってしまえばすぐにできます。

サクッとマスターして、スマートに、効率的にスケジュール入力しちゃいましょう！

■ 予定入力の時短術：準備（予定一覧を準備する）

カレンダーに一気に予定を登録するために、用意するのは Google スプレッドシート です。

カレンダー上で日時を探し出す手間は必要なし。予定を１つのシートにどんどん書きこんで、予定一覧を作成します。

このシート、作成のポイントが２つあります。
１：項目は英単語で書くこと

２：予定の名前と予定の開始日は必ず入れること

項目は、Google カレンダーの予定作成のときと同じ項目です。

図１：一括で予定を登録するときは、カレンダーにある項目を英語表記にしたスプレッドシートを用意する。

ただ、英語で項目を入れていくのは少し面倒ですよね。
そこで、今回は、そのまま使えるシートをダウンロードできるようにしました。

必須項目の２つ以外は不要なものを削除してもよいので、よく使う項目で作成しています。

予定タイトル、開始日、開始時刻、終了時刻、終日か否か、予定の詳細の６つの項目です。このシートを使えば、一気に入力できます。

もし、社内イベントやショップの営業日、お子さまの年間行事など、表計算ソフトのファイルのまま共有されているようであれば、登録したい予定をコピペしていくだけですね。

※ ダウンロードはこちらから（ファイルのコピーが作成されます）

＞https://bit.ly/calendar-ikkatsu

スプレッドシートなので、もちろん表計算の機能も使えます。毎週ある朝礼などは、ドラッグするだけで簡単に入力できますね。

サンプルとして入力したデータはこのような感じです。

図２：All Day Event は、終日の予定のときは「True」、終日でないときは「False」と入力する。

次はいよいよ、一瞬でカレンダーに反映させていきます。

■ 予定入力の時短術：一括登録（インポートする）

スプレッドシートを整え終わったら、CSVという形式でパソコンにダウンロードします。
CSVとは、Comma Separated Values の略で、各項目間がカンマ（,）で区切られたデータのことです。例えば、システムへのデータのアップロードやデータベースへのインポートするときに利用されるファイル形式です。

難しく聞こえますが、ただクリックしていくだけで作れるのでまったく難しくありません。

メニューバーの［ファイル］-［ダウンロード］-［カンマ区切り形式(.csv)］とクリックしていき、保存場所を指定すればOKです。

図３：クリックするだけで、指定した場所にCSV形式のファイルがダウンロードできる。

ファイルが作成できたら、そのファイルを「インポート」していきます。今度は、Google カレンダーを開きます。

インポートの方法もカンタン。カレンダーの［設定］-［インポート/エクスポート］と、２クリックで画面にたどり着きます。

図４：Google カレンダーで、作成した予定一覧のファイルをインポートする。

開いた画面で、保存していたCSV形式のファイルを選択し、反映されたいカレンダーにインポートします。

図５：「マイカレンダー」にあるカレンダーにインポート可能。デフォルトではメインのカレンダーに設定されている。

予定を登録するカレンダーを決めて、「インポート」をクリックします。「〇件の予定のうち〇件の予定がインポートされました」というメッセージが表示されれば成功です。

スプレッドシートで作成した予定が反映されたか見てみましょう。

一瞬で、数多くのスケジュールが登録されているのが確認できるはずです。

図６：一瞬でリストにあった予定のすべてが自動でカレンダーに登録される。

■ 予定入力の時短術 ：共有する（新しいカレンダーで一括シェア）

会社独自の祝日や行事、プロジェクトの年間スケジュールなど、社内の関係者全員が見られるようにしておきたい予定もありますよね。

そんなときも、作成した一覧の全ての予定をすぐに共有できます！

CSVの情報を自分のカレンダーではなく、共有するカレンダーにインポートすればよいのです。

まずは、共有したい情報を登録するカレンダーを作りましょう。

Google カレンダーを開いて、［他のカレンダー］の右側にある［＋］をクリックすれば、［新しいカレンダーを作成］の画面が開きます。

新しく作るカレンダーに名前をつけて、［カレンダーを作成］ボタンを押せば、作成完了です！

図７：「他のカレンダー」から新しいカレンダーを作成。作成した新しいカレンダーは「マイカレンダー」に追加される。

ただ、作成するだけでは中身は空っぽ。そして、まだ自分以外の人は見られない状態です。

まずは、予定の登録です。先ほどの手順と同様にインポートの画面に進み、インポート先に作成したカレンダーを選択します。そうすれば、選択したカレンダーに予定が登録されます。

図８：インポート先に新しく作成したカレンダーを選択する。

予定が登録されたら、カレンダーをメンバーに共有しましょう。

同じドメインであれば、カレンダーの［設定と共有］から共有可能なリンクを取得し、そのリンクをメンバーへ伝えるだけです。

図９：組織内のメンバーには「共有可能なリンク」を伝えるだけで共有完了。

チャットやメールが届いた人は、リンクをクリックし、表示された［カレンダーを追加］をクリックすれば、「他のカレンダー」にそのカレンダーが追加されます。

違うドメインの人に共有する場合は、「特定のユーザーまたはグループと共有する」でユーザーを追加すれば、共有可能です。

年間の見通しがたっているのに、予定を１つ１つカレンダーに入力しているようなら、今すぐそれはやめませんか？ 共有すべき従業員が多い会社ほど便利で、時短効果抜群です。

毎日使うアプリだからこそ、便利な機能を知っていれば間違いなく作業効率化が図れます。

今回紹介した以外にも、便利な機能はまだまだあります。どんどん使って、自分に合う活用法を見つけていきましょう。