Gmailの返信を高速化！便利なショートカットキー

日常の仕事に欠かせないメールのやり取り。 あなたはメールの処理にどれくらい時間をかけていますか？

1日あたりメールに費やす処理時間は、どれくらいでしょう？ なんと平均150分、つまり2時間半もかかっています！ 1日の勤務時間が7時間としたら、実に35％に相当します。

「そんなに忙殺されていたのか（汗）」と 驚きになったのではないでしょうか？

「もし、その処理時間が半分になったら」と考えたことはありませんか？

メールの処理スピードを10倍速にしたいなら、参考にしたいお手本があります。

デキるビジネスマンの代表といえば、やはり「グーグラー」。

グーグラーとは、 Google の社員の人たちのこと。

彼らが社内外で使うメールといえば、Gmailです。

超多忙なグーグラーは、膨大なメールに時間を奪われないよう、それこそ「秒」単位でメールを返信しています。

彼らは一体、どうやってメールの処理を「秒」単位でスピードアップさせているのでしょうか？

そのやり方は、実は、とってもカンタン！

「覚えやすいショートカットキーを使う」だけです。

メールは書く前に、分けよ！

まず、メールを返信する前にやらなければならないことがあります。

それは、「2つに分ける」ことです。

どう分けるか？

「今すぐ返信」するか

「後から返信」するか

です。

この「分ける」を「秒単位」で判断しているのがグーグラーです。

コツは、こんな感じ。

・メールを開けず「件名」だけを見て判断

・メールを開けて「サッと読んで」判断

「今すぐ返信」するか

「後から返信」するか、

どちらを選択するか即断即決し、その後に「ショートカットキー」を使って“神速処理”します。

Gmailのショートカットキーは80以上あるのですが、まずはこの3つだけ覚えておくだけで10倍速になります。

メールは、件名や内容からあなたのアクションを即断即決していきましょう。

「今すぐ返信（R または全員に返信：A）」

このようにメールを開いた状態で、その場で返信できる場合は、キーボードで1文字、「R」を押します。キーボードの「R」のキーを1つだけ押してください。

「Reply（リプライ：返信）」の「R」と覚えましょう。

関係者が複数CCなどに宛先が掲載されている場合は、「A」で全員に返信できます。

「All（オール：全員）」の「A」と覚えましょう。キーボードの「A」を押すだけです。ひらがなモードでも大丈夫。

「あとで対応（スヌーズ：B）」

さて、問題は返事をするのに少し手間がかかりそうな場合です。

「あとで返信しよう」と思っていても、スッカリ忘れてしまうことって多いですよね。

そんなときは、キーボードの「B」の1文字を押して、「スヌーズ（あとで対応）」しておきましょう。

あれ、Snooze（スヌーズ）だから「S」じゃないの？ と思われたかもしれませんね。

ショートカットキー「S」は、重要なメールに「スター（Star）」をラベルします。

ここでは、Behind（ビハインド：後ろに）の「B」と覚えましょう。

ところでこの「スヌーズ」。どんな機能なのでしょうか。

携帯の目覚ましを使っているなら、よくご存じでしょう。

目覚ましのアラームをいったん切っても、再び鳴り始める「二度寝防止機能」​です。

メールにスヌーズを設定すると、いったん受信トレイから消え、指定した時間になると、さも今届いたかのように、一番上に再表示されます。

30分後、2時間後、翌朝8時…。

このメールに対応するタイミングを決めておけば、すっかり忘れてしまっても大丈夫です。

非表示になったメールは、「スヌーズ中」というラベルで管理され、いつでも確認したり、スヌーズする時間を変更したりすることができます。

ショートカットキーを有効にするには？

ところで、やってみたら「ショートカットキーが効かない！」という方はいませんか？ 最初にショートカットキーを「有効」にする設定が必要です。

設定は4クリックで終了します。

1．Gmailの画面上部にある歯車アイコン［設定］をクリックします。

2．［クイック設定］の［すべての設定を表示］をクリックします。

3．設定画面が表示されたらグッとスクロースさせ、［キーボードショートカット ON］のラジオボタンをクリック。

4．さらに画面をスクロールさせ、最下部にある［変更を保存］をクリックで完了。

以上の4クリックで、あなたのGmailもショートカットキーが使えます。

件名だけ見て処理を実行する場合には、メールの左側に表示されているチェックボックスをクリックすれば、複数のメールに対して一度にショートカットキーを実行できます。

Gmailを使うだけで99.9％の迷惑メールを撃退！

Google では、この数秒、数十秒を縮めることに日々研究を重ね、改善改良しています。

メールの送受信にGmailを使う。

ただこの判断だけでも、実は迷惑メールの99.9％が除外されていること、ご存じでしたか？

実は、昨年のパンデミック危機のピーク時、COVID-19（新型コロナウイルス感染症）関連のマルウェアやフィッシングのメールは、毎日なんと1,800万件も送信されていたそうです。

しかも、これは、日々確認されている2億4000万件超のCOVID-19関連の迷惑メールとは別に発生したもの。

Google の進化した強力な保護機能のおかげで、新たな脅威を認識してフィルタリングし、スパム、フィッシング、マルウェアがユーザーに届かないよう、その99.9％以上をブロックし続けています。

Gmailのフィッシング対策とマルウェア対策は、デフォルトで自動的に有効になっています。迷惑メールだと判断されたメールは、自動的に受信トレイには表示されないよう振り分けてくれるので、そもそも目にすることがほとんどなくなるのです。

実際に分類されたものを確認してみましょう。その精度が非常に高いことが実感できると思います。

もちろん迷惑メール以外のものが紛れてしまう場合もあります。手動で解除も可能です。

生産性向上だけでなく、安心安全に使える Google ってやっぱりオススメです！

80以上あるショートカットキーから厳選した3つをご紹介しました。

「たったこれだけ？」と、思われたかもしれません。

Google 成功の秘密は「10X（テンエックス）」です。

Think Big,Start Small,Fail Quickly,Scale Fast.（10倍の成果を目指し、小さなことから始め、すばやく失敗し、スピーディーに成長せよ）。

この数秒が1日に何回繰り返されているのか、1週間ではどうなるのか、1年では？ と、ちょっとだけ想像を巡らせてみてください。

まずは、この3つのショートカットキーから始めてみましょう。

２. とても便利なGmailの不在通知機能とは

取引先にメールを送信すると「◯月◯日まで休暇をいただいております」といった内容の自動返信をいただくことがあります。

一見、親切な対応のように思いますが、私はこういった自動返信メールは使用しないようにしています。なぜでしょうか？

フィッシング詐欺やランサムウェアを送りつけるスパムメールの被害が増加しています。こういった犯罪組織は、あなたのメールアドレスを知らなくても、スパムメールを送信することができてしまうのです。

そう聞くと恐ろしく感じるかもしれませんが、方法そのものは原始的です。ご存じのとおり、メールアドレスは「ユーザー名@ドメイン名」という文字列で構成されています。このため、ユーザー名をa、b、c…と1文字ずつ組み替えて機械的にメールアドレスを生成し、総当たりで大量に送信することで、あなたにスパムメールを送りつけているのです。

ここに、自動返信が設定されていた場合はどうなるでしょうか。犯罪組織が手当たり次第送信したメールに対して「メールを確かに受け取りました！ あなたがスパムメールを送信したアドレスはきちんと存在しています。私は◯◯社の◯◯ですよ～！」ともろ手を挙げて返事をしているようなものです。

恐らく、あなたのメールアドレスは犯罪組織の間で共有され、翌日以降さらに大量のスパムメールが届くようになることでしょう。また、インターネット上のさまざまなアカウントはメールアドレスがIDになっていることが多いので、不正アクセスや乗っ取りに遭う可能性もグンと高まります。セキュリティのゆるい組織だと目星を付けられて、同じ組織（ドメイン）全体が標的にされてしまうかもしれません。

そればかりか、自動返信メールの文面には、ご丁寧にも緊急連絡先や同僚の連絡先が記載されている場合すらあります。

「◯◯社◯◯チームの◯◯です。◯月◯日まで休暇をいただいております。お急ぎの場合は携帯電話0X0-XXXX-XXXX あるいは◯◯チーム ◯◯@◯◯.co.jp までご連絡ください」

こうなると、もはや率先して機密情報を社外に流出しているのと変わりません。このような理由で、不在時の自動返信メール設定そのものを禁止している組織もあります。

Gmail の不在通知はここが賢い！

それでも、自動返信メールを使わなければならない場合にはどうすればよいのでしょうか。オススメしたいのは Gmail の不在通知機能です。

Gmail の設定は歯車アイコンから

Gmail の設定で「すべての設定を表示」をクリックすると最初に開く「全般」タブのいちばん下に「不在通知」の設定があります。

不在通知の設定画面

ここで、「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する」にチェックを入れると、あなたの Google アカウントの連絡先に登録されているユーザーからメールが届いた場合のみ不在通知を送信するように設定することができます。

Google Workspace を導入している組織の場合は、連絡先を組織内で共有することもできるので、取引先などの連絡先を社内で共有しておくとよいでしょう。

さらに！ Gmail の不在通知には、迷惑メールフォルダに分類されたメールや、登録しているメーリングリスト宛てに送信されたメールには、不在通知を送信しないという賢い機能があります。

前回もお話しした通り、Gmail はAIを活用した「マルウェアスキャナー」によって、99.9％以上のスパムを検知してくれますから、マルウェアの送信元アドレスに自動でメールが返信されてしまう心配もないというわけです。

これはクラウド上で動作する Gmail だからできる芸当です。パソコンにインストールする形のメールソフトには、こういった機能は基本的にはありません。

というわけで、バカンス中の自動返信メール設定は、潜む危険性を十分に認識し、それでも必要な場合はセキュリティに十分配慮した Gmail などのメールアプリを使うこと。そして自動返信の内容には、極力メールアドレスなどの個人情報・機密情報を含めないようにしましょう。

新しいツールで、新しい働き方を

ここまで読まれた方の中には、「メールはパソコンにソフトをインストールして使うのが当たり前じゃないの？」と思われた方も多いのではないかと思います。

ですが、残念ながらその方法は、オフィスにPCが普及した1990年代の終わりから20年間変わっていない仕事のやり方かもしれません。

スマートフォンが生まれ、クルマの自動運転が実現し、社会もテクノロジーも日々変わっていくなかで、1日のうちでいちばん長い時間を過ごす「仕事」にこそ、新しいツールを使った新しい働き方を取り入れてみませんか。

３. 埋もれた重要メールを「1秒」で発見できるGmailの使い方【超簡単】

Photo: Adobe Stock

仕事をするうえで欠かせないコミュニケーションツールのひとつがメールです。

しかし、コロナ禍を境に、仕事で確認すべきメールがかなり増え、負担に感じていませんか？

受信トレイにたまったメールを1通ずつ確認していたら、あっという間に時間が過ぎていた……こんな経験、あるあるではないでしょうか？

メール対応は、思いのほか時間を使ってしまうものです。

この毎日のメールを、神速1秒で処理していきましょう！

Google のAIを味方にしよう！

Google AIを秘書にして、あなたが「今すぐ見るべきメール」だけを選び出しておいてもらう方法です。

この方法で、私自身、メールの処理時間を半分以下にすることができました。

具体的にいうと、対応が必要なメールを「今すぐ」と「あとで」の2つに分けるだけ。

1．今すぐ（顧客や取引先など重要なメール）

2．あとで（主に社内からの連絡メール）

本当にたったこれだけでOKです。

あらかじめ分けてさえおけば、Google のAIがあなたに代わって大量のメールを選別し、あなたの時間を節約してくれます。

メールを仕分けしてくれるすごい機能とは？

実際、マッキンゼーの調査結果によれば、これだけなのに1日に27分を節約できます。

なぜなら、私たちビジネスパーソンは、1日に平均15回、満杯になった受信トレイを確認しています。

受信トレイには平均200件を超えるメールがたまっており、返信の際、必要なメールを探すのに、1件当たり4秒をかけて件名を読んでいます。

つまり、このチリツモが毎日【27分】となっているわけです。これは、1ヵ月を20営業日として掛け算すると540分（9時間）。丸1営業日を浪費にしていることになります。

1日に何度も確認すべきメールは、Google AIに選び出しておいてもらった1の「今すぐ対応するメール」だけと決めましょう！

使うのは、Gmailの［タブ］機能です。

みなさん、もうお使いになってますか？

［タブ］は「耳たぶ」、こう覚えるといいかもしれません（笑）。

下図の矢印1で示すとおり、初めてGmailアカウントを作成した初期状態では表示されています。つまり、この使い方は Google 推奨なのです。

「タブ」表示は、インデックスのようなもので、クリックすると画面を次々切り替えることができます。

Gmailで用意されたタブは、「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」となっています。この分類名が、少々とっつきにくく感じられるかもしれません。

かくいう私も、2003年からずっとGmailを使っていますが、1年前まで［タブ］機能を無効にして使っていました。

なぜ、これらのタブが必要なのか理解できなかったからです。

設定方法は？

15年以上も経って、どうして今さら「タブ」機能を有効にしたのか、というと、正直、あまりのメールの多さに嫌気が差し、解決策をググってみたからです。

「タブ］がもたらす時短効果に気づかされ、実際にやってみたら、本当にストレスゼロとなり、大変驚きました！

ちなみに受信トレイの表示をカスタマイズするには、矢印2、または矢印3の歯車アイコンをクリックします。

歯車アイコンをクリックすると、［クイック設定］が開きます。

少し下の方に表示された［受信トレイの種類］の［カスタマイズ］をクリックしましょう。

ここで、「メイン」だけでなく、「ソーシャル」「プロモーション」にもチェックを入れるだけです。

続いて画面右下の［保存］をクリックすれば、設定はすべて完了です。

ここで「メイン」だけに有効になっていると、受信トレイには、すべてのメールが1ヵ所にまとめて表示されます。

既読メールもしばらく目を通す必要のないセールスメールやメールマガジンもすべて、です。否が応でも受信したすべてのメールが目に入ります。

ここで「ソーシャル」「プロモーション」にチェックを入れることで、メールを別途収納するスペースを新たに指定することができるわけです。

表にするとこんな感じです。

分類したら、「メイン」タブだけ1日気になったときに見るようにし、「ソーシャル」は午前と午後に1回、「プロモーション」は数日に1回だけ見るようにします。

タブを有効にすると、 Google のAIが以後「ソーシャル」には、TwitterやFacebookなどのSNSからの自動送信メールを振り分けてくれます。

また、もちろん手動でも分類できます。

社内メールや Google アプリからの自分への通知メールなどは「メイン」ではなく、「ソーシャル」へ格納するようにしましょう。

つまり、自分のルールで「ソーシャル」を定義するのです。

メールマガジンはプロモーションに

一方、「プロモーション」には、Google のAIが、営業メールやプロモーションメールと判断したメールが振り分けられます。

「プロモーション」には、情報収集のために登録しているメールマガジンなどを手動で分類しておきましょう。

メルマガも今すぐ読まなくてもいいメールです。

メールを手動で移動させる方法は、とても簡単です。

慣れれば1秒、ドラッグ・アンド・ドロップで移動できます。

一度手動で移動したメールについては、Google のAIがこれ以降、類似のメールを同じように振り分けてくれます。

以下のように質問してくれますので、「はい」と返事をしておきましょう。

これで「学習」してくれます。

ドラッグ・アンド・ドロップする際、複数のメールを一度に移動することもできます。左側のチェックボックスをクリックして選択してください。

選択できたら、青い部分にポインタを置いて、そのまま「ソーシャル」のタブまでドラッグします。

9件のメールを「ソーシャル」タブの位置に移動できたら、ドロップでマウスから指を離しましょう。

確認メッセージが画面左下に表示されます。

「メイン」から9件のメールが消え、「ソーシャル」をクリックすると、メールが移動していることを確認できます。

「メイン」の受信トレイには、「今すぐ対応が必要なメールだけ」を常に表示させましょう。日頃から1秒でメールを仕分けしておくと、仕事は10倍速ではかどります。

ぜひお試しください。

４. Gmailで失敗したメールをもとに戻す方法とは

Photo: Adobe Stock

毎日使っているメールで、「やっちまった」と失敗した経験、ありませんか？

ここだけの話、私はたくさん失敗経験があります。

知性を疑われる誤字脱字。

相手の名前を間違える。

添付ファイル漏れ。

気づいたとき、本当に恥ずかしい、穴があったら入りたい気持ちになりますよね……。

一体どうすれば、こういったミスを防げるのでしょうか？

送信したメールをもとに戻す方法とは？

もちろん、良識あるビジネスパーソンなら、送信する前、もう一度、入念に読み返すべきでしょう。

ところが、なぜか、見直したはずなのに見落してしまうことってありませんか？

あるいは、そのときに限って、うっかり書き終わってすぐに送信してしまった、ということが誰しもあるはずです。

Gmailなら、時間限定でそんなミスをなかったことにしてくれます。

たった1つの方法で解決できます。

それが、Gmailの送信取り消し設定です。

ビジネスでよく使われる他のメールソフトでも「送信取り消し機能」は見かけますが、送信先が組織外の相手だったり、異なるシステムを使ったりしていても機能するのは実はGmailだけ。Gmailなら、無料アカウントでも無条件でメール送信を取り消せます。

だからこそ、ありがたい機能なのです。

送信ボタンをクリックした直後から30秒以内であれば、メールを取り消し、修正したうえで送信し直すことができます。

送信ボタンをクリックしてから、この30秒間が勝負です。

ラストチャンスと意識して、メールを読み返す癖をつけましょう。

私自身、この設定で何度助けられたかわかりません（感涙）。

修正すべきミスを確認し、ノーミスを実現できます。

スマホのGmailアプリでも同様に取り消しができます。

設定方法は？

ただ、失敗メールを帳消しにしてくれるというこの嬉しい機能は、ある設定をしないと使えません。

機能するための、具体的な設定方法をご紹介しましょう。

たった5クリックで完了です。

まず、Gmailを立ち上げたら、画面右上の歯車アイコン［設定］をクリックします。

すると、画面右側に［クイック設定］が表示されます。ここで、［すべての設定を表示］をクリックします。

表示が設定画面に切り替わったら、画面中央にある［送信取り消し］の項目から、時間の［∨］をクリックします。プルダウンメニューの5秒・10秒・20秒・30秒からクリックでお好みの時間を選択したら完了です。私は、一番長い「30秒」に設定しています。

最後に［変更を保存］するのを忘れないでください。

通常、Google アプリは自動保存ですが、設定についてはスクロールして、画面の一番下に表示されているこのボタンをクリックして終了です。

実際にメールの送信を取り消す方法は、送信直後に画面左下に表示される［取り消し］をクリックするだけです。

すぐにメールの下書き編集画面に戻ります。

このメッセージが出たらすぐに、“最後”のメールチェックをすることを習慣にしていきましょう！

スマホの場合はメール送信後、画面最下部に表示されるバーの「元に戻す」をタップするだけです。

たった1つの設定でデキるビジネスパーソンに！

ほとんどの方が知らないのですが、Google には、無料で使えるアプリが何と70以上もあるのです。