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『【9割の人が知らない Google の使い方】メールの「あっ、やっちゃった!!」をなくす方法』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン第129回が更新されました！

『【9割の人が知らない Google の使い方】 メールの「あっ、やっちゃった!!」をなくす方法』

　メールの送信ボタンを押してから、自分のミスに気づいて慌てたこと、ありませんか？

「うまく書かなければ」と身構え、返信に時間がかかってしまい、先方からの評価が下がったのではと気になってしまうこと、あると思います。

　リモートワークの拡大により、これまで以上にメールを利用する機会が増え、メールは仕事上で重要なツールとなっています。

　一般社団法人日本ビジネスメール協会が2022年6月1日に発表したビジネスメール実態調査2022によると、メールの1日平均は、送信16.27通、受信66.87通。

　メールでのやりとりが多い方はこれ以上の数のメールを処理していることになります。

　返信が遅れては失礼ですから、できるだけ早く返信しておきたい。

　とはいえ、それで誤った内容で送信してしまっては、どんなに嘆いても後の祭りです。「仕事ができない人」「確認が甘い人」と思われてしまうかもしれません。

　的確な内容のメールを素早く送るためには、準備が肝心。「テンプレート」を使いましょう。

　Google の新機能を使ってチームでテンプレートを神速で整え、スマートに送信することができます。

　自社の商品説明、請求書や資料の送付、よく寄せられる質問への回答など、同じような内容で何度も送るメールを、その都度ゼロから作っていては時間がかかってしまいます。

　テンプレートを活用すれば、メールの作成時間を短縮でき、誤字脱字などのミスを減らすこともできます。

　もしかすると、自分でテンプレートを準備し、Gmail の「下書き」フォルダに保存して、すでに効率化を図っている方も多いかもしれませんね。

　個人でやりとりするだけであれば、それでも十分ですが、テンプレートを使えば、さらに効率化できます。例えば、重要なメールの文章を添削してもらったり、同じ文面をほかのメンバーが利用したりできるようになるからです。

　離れていてもチームで情報共有がスピーディに完結すれば、メンバー全員の仕事が効率化するとともに、メール内容の標準化によるチーム全体のメールの質の向上といったメリットも期待できます。

　今回は、チーム全体が効率よく、確実に失敗メールをなくす得策をご紹介しましょう。使用するのは、なんと Gmail ではなく Google ドキュメントです。

◎新機能を使いこなしてテンプレ作成を効率的に

　メールの下書きに使うのは、ドキュメントに新しく追加された機能、「メールの下書き」です。

　名前の通り、「メールの下書き」なのですが、テンプレートの作成から送信までシームレスに行えるとても便利な機能です。

　ドキュメントを開いたら、半角で「@」を入力してみてください。

「@」は魔法のキー。打つだけで、便利な機能をすぐに呼び出すことができます。

　全角から半角に変換するのではなく、最初から半角モードで入力するのがポイントです。

　表示されたメニューにある［メールの下書き］をクリックしてみましょう。

図1：半角「＠」を入力し、表示されたメニューにある［メールの下書き］を選択する

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　クリックすると、宛先や件名を入力する欄が表示されます。欄の下は本文を書き込むスペースです。

図2：表示された枠に宛先、件名、メール本文を書き入れていく

　ここにメールを下書きしていきます。

　Google ドキュメントなので、共有し、共同編集ができます。作成した本人が気づかない間違いを他の人が確認し、客観的に文章を見直せば、誤りのない読みやすいメール文章に仕上げられますね。

図3：右上の［共有］ボタンをクリックし、共有したいユーザーを追加する

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●宛先・Cc・Bcc 　宛先欄には、宛先のメールアドレスを入力します。

　この入力も簡単一発です。わざわざ Gmail で送信したい人のメールを見つけ出さなくても、半角で「＠」と入れるだけで、受信者フィードにいる宛先を指定できます。

　指定した宛先は、共有されたメンバーも確認できるので、送り先間違いや送り漏れを防げます。

図4：「＞」をクリックすると、さらに候補が表示される

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●件名　送った相手にそのメールを確実に開封してもらうために重要な「件名」も、共同編集できます。

　連続して送る営業メールなど、件名も本文も一貫していたほうがよい場合は、1つのドキュメントに次に送るメールの下書きを書いておくのもおすすめです。

●本文　添削も推敲も、ドキュメントのコメントや提案モードがとても便利です。

　相手の名前や数字、金額、日にちなどは、間違えると誤解を招き、相手の気分を害しては致命傷になりかねません。しっかり確認しておきましょう。

　魔法のキー「＠」は、メール本文でも使えます。

　［画像］、［グラフ］など、＠メニューから挿入できます。

▲図5：「@」で表示されるメニューからリンクや画像の挿入も簡単にできる

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　［カレンダーの予定］でメールに含めたい予定を選択すれば、その予定へのリンクが自動で入ります。メールを受信した人は、そのリンクをクリックすれば、自身のカレンダー内のその予定にジャンプします。

　作業しているのはドキュメントでも、Gmail、Google ドライブ、Google フォト、Google スプレッドシート、Google カレンダーなどアプリ同士の連携がスゴ技を生んでくれます！

◎ワンクリックでドキュメントの下書きを Gmail に

「メールの下書き」の一番すごいところは、作成した文章をドキュメントからコピペ不要で Gmail から送信できること。

　Google のツールの連携は、圧倒的な時短に繋がります。

　メールの下書きができたら、左側に表示されている「M」をクリックしてみてください。

　一瞬で Gmail でのプレビュー画面が立ち上がります。

図6：ドキュメントの「M」アイコンをクリックすると Gmail が自動で作成される拡大画像表示

　そこには、もう、下書きした宛先、件名、本文が自動で書き込まれています。

　一つひとつをコピペする作業も、Google があなたに代わってやってくれるのです。その小さな手間やかかる時間の削減も、積もり積もれば大きな時短になりますね。

　プレビュー画面で問題がないようであれば、送信ボタンをクリックして送信完了です。

　ドキュメントで作成した下書きが、あっという間にメールとして送信されました。

　ドキュメントは文書作成、メールはメールアプリで、と単体で使っていてはもったいない！アプリがシームレスに連携している Google のツールは、活用次第で劇的に効率化が実現します。

　今回ご紹介した「メールの下書き」だけでなく、使うだけで生産性が劇的向上する便利な機能は、いまも追加され続けています。

　進化する Google の便利機能を使いこなして生産性を向上していきましょう！

　Google には、他にも数え切れないほど、皆さんの職場の生産性の向上に役立つ機能が存在しています。拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』では、Google アプリの単なる機能紹介、操作説明ではなく、場面に応じて生産性を神速で劇的に向上する活用術、よりスマートな働き方をするための方法を、ITが苦手な方にもわかりやすくご紹介しています。ぜひお手に取っていただければ幸いです。

　さらに、書籍の学びを「最短最速で習得」できる【Google式10Xスキルアップセミナー】。Google 活用トレーニングのプロによるオンライン授業（ウェビナー）を毎週1時間受講するだけで、あなたのITリテラシーと Google アプリの活用スキルがグングン上達します。（URL:https://www.smart-work.biz/10x-skillup）

　2022年7月7日に設立した一般社団法人日本10Xデザイン協会もぜひチェックしてみてください。（URL：https://www.10xdesign.org/）

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