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『【9割の人が知らない Google の使い方】片づけのプロがアプリをアイコンから開かない4つのワケ』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン第128回が更新されました！

『【9割の人が知らない Google の使い方】 片づけのプロがアプリをアイコンから開かない4つのワケ』

みなさん、ふだんパソコンやスマートフォンでアプリを開くとき、どうやっていますか？

「えっ、そんな当たり前のことをなぜ聞くの？」

　という声が聞こえてきそうですね。

　Windowsの場合、左下のスタートボタンからアプリの一覧を表示して、WordやExcelのアプリ名をクリックして起動。

　スマートフォンなら、アプリアイコンをタップして目的のアプリを起動します。

　では、Google Workspace では…？

　もちろん、画面右上のおなじみの9つの点――つまりランチャーをクリックすることで、アプリを開くことができます。この方法で新しいファイルを作成している方も多いと思います。

図1　Google でも、右上の「ランチャー」からアプリを開く方法は一般的だが…。

しかし、クラウドの片づけのプロはアプリランチャーは使いません。では、どうやって新規のファイルを作成するのでしょうか。

　その方法は「 Google ドライブの［新規］ボタンから作成する」です。

「それだけ？」とあっけにとられた方もいると思うので、その理由を詳しくご紹介していきたいと思います。

1）アプリのトップページではファイルの検索・整理ができない

図2　ランチャーから Google ドキュメントを開いたところ

　ランチャーから Google ドキュメントを起動した画面がこちらです。ファイルは最近使用した順に並んでいるだけで、その文書がどのフォルダにあるかなどは表示されません。

　似たような名前のファイルが数多く存在する場合、開きたいファイルを見つけるまでに時間がかかってしまう場合もあります。また、ファイルの移動や共有など、よく行う作業もこの画面ではできません。

　これが Google ドライブなら、さまざまな種類のファイルを一覧表示して、フォルダにまとめたり共有したりすることができます。

図3　Google ドライブなら、ドキュメント以外の種類のファイルもまとめて表示され、右クリックでさまざまな操作が可能

2）色々なアプリの行ったり来たりは Google ドライブのほうがラク！

　みなさんがデスクワークをするときに、1つのアプリだけ使って作業することはあまりないのではないでしょうか。

　文章・表・プレゼンテーションなど、さまざまなアプリを組み合わせて作業することのほうが多いはずです。

　こういった場合に、従来のパソコンではその都度別なアプリを立ち上げていましたが、Google ならそんな面倒な使い分けは不要です。

図4　Google ドライブの新規ボタンからは、あらゆるアプリを立ち上げることができる

　ドライブの［新規］ボタンからは、ドキュメントやスプレッドシートだけでなく、フォームや Jamboard などあらゆるアプリで、ファイルの新規作成が可能です。

3）ファイルの場所を整理するひと手間が不要！

　これが一番、ファイルの整理に役立つ便利な機能です。

　ではここで、ちょっとあなたに質問してみたいと思います。

　Q. Google ドライブの「新規ボタン」からファイルを新規作成すると、ファイルはどこに保存されるでしょうか？

1.マイドライブ 2.デスクトップ 3.さっき使用した「保存先」 4.ドライブでいま開いているフォルダの中

　正解は、4.の「ドライブでいま開いているフォルダの中」です！

　仮に、あなたが今プレゼンの準備に追われているとします。

　Google ドライブにあらかじめ「プレゼン資料」というフォルダを作成し、そのフォルダを開いておけば、ドライブの［新規］からスプレッドシートを選び、ファイルを新規作成した瞬間に、自動的に「プレゼン資料」の中に保存されるのです。

図5　新規作成した瞬間に、すでにプレゼン資料のフォルダに保存されている

　通常のパソコンでは、ファイルを「名前を付けて新規保存」するたびに保存先を考えて選ばなければなりません。

「とりあえずデスクトップに保存しておいて、あとで整理しよう」などと考えているうちに、デスクトップがアイコンだらけになってしまうというのは誰しもが経験した「あるある」だと思います。

　これは、あなたが悪いのではなく、毎回ファイルの保存場所をユーザーに考えさせて、作業への集中を妨げるパソコンのUXに問題があるのです。

　この問題を解決した Google ドライブの「今あなたが作業をしている場所にファイルを保存する」という仕組みは、本当にすばらしい機能です。

　慣れると今までのオフィスソフトでの作業が憂うつになるくらいです。

　Google では、アドレスバーに「doc.new」とコマンドを打ち込んでドキュメントを新規作成する裏技もありますが、この方法で作成したドキュメントはドライブのいちばん上の階層に保存されます。

　多用するとドライブにどんどんファイルが増えていき散らかるので、よほど急いでいるとき以外はおすすめしません。

図6　Google フォトでも、今開いている場所に写真がアップロードされる

　ちなみに、「いま作業している場所にファイルを作成（保存）する」という思想は Google の他のアプリでも同様です。

　たとえば Google フォトでは、アルバムを開いた状態で写真をアップロードすれば、そのアルバム内に写真が保存されるようになっています。

　これがもし、数百枚の写真をいちいち選択して移動しなければならないとしたら、ゾッとしませんか？

4）ファイルを作成した瞬間に共有されるから二度手間不要！

　ここまで読んで、カンの良い方はすでに気づいたかもしれません。

「じゃあ、共有されているフォルダ内に新規作成したらどうなるの？」と。

図7　共有フォルダ内に作成すれば、新規作成時に自動的に共有される！

　これは、共有フォルダの中にファイルを作成したのですから、もちろんファイルを新規作成した時に自動的に共有されます。

　つまり、ファイル作成後にいちいち共有をかける手間がいりません。

　アプリを Google ドライブから開くメリットをご紹介してきましたが、Google の便利さは、いくつものアプリの壁をシームレスに飛び越えて、あなたが今行なっている作業から集中力を削がれることなく、ストレスフリーに集中できる点にあります。まさに「Workspace」という名前のとおりです。

　最後に、この仕組みはスマートフォンなどでも同様です。

　Google ドライブのアプリで［新規］に当たる［+］ボタンをタップし、ドキュメントを選択すると、Google ドキュメントのアプリが立ち上がってファイルを新規作成し、いま開いているフォルダ内に自動保存されます（ Google ドキュメントのアプリがインストールされていることが必要）。

図8　スマホでも、［+］ボタンから新規ファイルを作成するとPCと同様の流れで作業できる

　出先や時間のないときに使うスマートフォンだからこそ、こういった便利機能を使いこなして生産性を向上したいものです。

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