ホーム - お役立ち情報 - 『【9割の人が知らない Google の使い方】クラウドの日にクラウド100％を改めて体感してみませんか？』- ダイヤモンド・オンライン掲載
『【9割の人が知らない Google の使い方】クラウドの日にクラウド100％を改めて体感してみませんか？』- ダイヤモンド・オンライン掲載
ダイヤモンド・オンライン 第127回 が更新されました！
『【9割の人が知らない Google の使い方】 クラウドの日にクラウド100％を改めて体感してみませんか？』
9月10日は、「ク（9）ラウド（10）」で「クラウドの日」です。
クラウドの日にちなんで、あなたも Google のアプリを使ってクラウドを体感してみませんか？
お手元にデバイス（パソコン、タブレット、スマホ）をご用意ください。
今回、クラウド100％を体感いただくのは、プレゼンテーションアプリです。
ビジネスをしていると、お客さん、他部署へ説明する機会が必ずあります。
そんなときに使われるのが、プレゼンテーションアプリ、通称「プレゼンアプリ」です。
Windowsを搭載するマイクロソフトでは、「Power Point（パワーポイント）」、Macでは「Keynote（キーノート）」が標準搭載されています。
Google のプレゼンソフトの名前は、「 Google スライド」といいます。
図1 Google スライドのアイコン
プレゼン資料で使われる「1枚の紙」のことを「スライド」というのでイメージしやすい名前でしょう。
使い方は3ステップだけ。「始める」→「作る」→「共有する」
結論からいうと、
「ITの段差」がないので、作業が圧倒的にラクで速くなるのです。
◎Step1：始める→とにかく初動が速い！
ところで、あなたがお使いのPowerPoint、Keynoteなどのプレゼンアプリ、どうやって立ち上げていますか？
あらかじめPCにインストールされたアプリのアイコンを、デスクトップやメニューからクリックして起動させますよね。
その後、「新規作成」をクリックして、ようやく最初の1枚が表れます。
ここまで「2アクション」です。
一方 Google スライドは、そんな悠長なことはやりません。
ウェブサイトを閲覧するアプリを［ブラウザ］と呼びますが、Google の提供するブラウザが、Google Chrome（グーグル クローム、以下 Chrome）です。
パソコンだと開きっぱなしにしている方がほとんどです。
その Chrome の上段、通常URLが表示されている［アドレスバー］に直接「slide.new」と入力してみましょう。
図2 Google スライドの新規作成画面にアクセスする
すると、Google スライドの白紙の新規文書が、スタート画面を省略して、いきなり表示されます。
図3 Google スライドにタイトル、件名を追加する
ここまで「1アクション」です。
Google はこのひと手間をとても重視します。
最初の一歩が最も重いと知っているので、初動を軽くしているのです。
いつもとはまったく違う始まり方で、ちょっとびっくりしますが、Google では「ブラウザ」でアプリを使うのです。
これは、そのデータがあなたのPCに残らない、残させないからできることなんです。
自身のPCに保存することを「ローカル保存」といいますが、Google の場合は「クラウド保存」つまり Google のサーバにすべて自動保存されます。
ファイルは新規作成したら、必ず「名前」をつけましょう。あとで見たときになんのファイルだったか、すぐに思い出せる名前がいいですね。
画面左上の［無題のプレゼンテーション］をクリックすると、表紙に入力したタイトルが同期され、自動入力されます。ファイル名はスライドのタイトルとこのまま同じにしてもいいですし、別の名前に上書きしてもOKです。
ところで、なぜウェブサイトを閲覧するために使う「ブラウザ」でアプリが使えるのか、というと、デバイスにインストールされたソフトではなく、 Google のサーバで管理されたソフトをインターネットを経由して利用しているからです。Gmail や Google マップもそうです。
手元のデバイスは、サーバにある情報を表示させる、いわば「モニター」にすぎません。
そのメリットは何でしょうか。
いつでも、どこからでもアクセスできることです。
これが「クラウド」です。
PC、タブレット、スマホ、WindowsでもMacでも、どんなデバイスであろうと、どこからでも同じデータに安全にアクセスできる。データをお金に例えるなら、自分のPCにだけ保存するのが「タンス預金」。クラウドに保存するのが「銀行預金」。銀行預金なら預金口座のある銀行だけでなく、あちらこちらにあるATMから安全にお金が引き出せます。
◎Step2：作る→ Google AI があなたをサポート！
それでは、Step2でスライドの表紙をつくっていきましょう。
文字だけの表紙も悪くないですが、表紙はプレゼン資料の顔。
ここでは、表紙に「画像」を挿入してみましょう。
WordやExcel、PowerPointなどのツールに画像を挿入するには、手元のデバイスに画像やグラフをいったん［保存］し、そのうえで［挿入］していました。これは、デバイス上にソフトがインストールされていたからです。
一方、Google では、この手間をすべて省くことができます。
クラウド上でアプリが稼働しているので、「端末からアップロード」する必要がないんです。クラウドにある Google の「検索」で見つけた画像（あるいは YouTube で見た動画）をスライドにダイレクトに挿入できます。
つまり、Google スライド、Google 検索、YouTube というアプリに「ITの段差」はまったく存在しないのです。このシームレスな状態をぜひご自身で体験してください。
早速やってみましょう。
Google のアプリでは共通して、何かを「追加」したいと思ったら、まず［メニューバー］から［挿入］をクリックしましょう。
図4 スライドに追加するには、メニューバーから［挿入］から
［挿入］をクリックすると、Google スライドに追加できるものがプルダウンメニューで表示されます。
画像やテキストボックス、音声、動画、図形、表、グラフなどを、スライドに追加できます。特に［グラフ］は、Google の場合、画像ファイルではなく、表計算ソフトである Google スプレッドシートで作成したグラフそのものに［リンク］することができます！
つまり「データ連携」したまま挿入されるので、スプレッドシート上のグラフが変更されれば、スライドのグラフもほぼ同じタイミングで同期、更新されるのです。
これからは変更があるたびに、いちいち差し替える作業は必要なくなります。
ここでは［画像］を挿入してみましょう。［挿入］から［画像］を選択すると、さらに隠れていたメニューが表示されます。上から2つめの［ウェブを検索］をクリックすると、同じ画面上には、Google 画像検索が表示されます。ここも他社ツールでは実現不可能です。タブを切り替える手間いらずで、同じスライド上で検索から挿入までできてしまいます。
図5 Google スライドは同じ画面で Google 画像検索ができる
プレゼン資料に使う画像探しは意外と手間がかかる作業ですが、作業のスピードアップが期待できます。追加したい画像のイメージをキーワード検索してみましょう。ここでは、「雲」と入力してみます。
図6 検索結果の画像はクリックでスライドに直接挿入
あとは、表示された検索結果からクリックで選択して（ここでは一番上の右の写真）、画面下部の［挿入］をクリックするだけ。なお、ここでは Google のAI（機械学習）が「再利用可能」と判断した画像のみが表示されるようになっています。著作権にも配慮されているので安心して使えます。
さて、表紙のタイトルを入力し、面白そうな画像も挿入できました。
ただ、デザインにちょっと手間取るときもあります。
テキストボックスの位置を変える、文字の大きさや色を変える、画像のサイズを調整してバランスを取るなど、案外時間がかかります。
この作業を、Google AI（機械学習）があなたに代わってやってくれます。
ほんの一瞬で見栄えのいい表紙を作成してくれるのです。
やり方は、下の画面右下の［データ探索］をクリックするだけ。
図7 データ探索アイコン
クリックすると、図８のように画面右側に複数のデザイン案が表示されます。
気に入ったデザインがあれば、クリックで選択して、すぐにスライドに適用できます。
図8 データ探索でAIがレイアウトしてくれる 拡大画像表示
こんな風に Google を使うだけで最先端のAI機能をあなたも自然に活用できます。
これが基本の第２ステップです。
◎Step3：共有→いつでも、どこでも、だれとでも！
ここまで、クラウド100％の Google だから実現できる「アプリ連携」と「AI（機械学習）機能」を体験しました。
ここからは、複数の人が同じアプリを同時に編集する「共有」を体験しましょう。
「同時編集」。あなたは、もう経験済みですか？
同時編集とは、自分以外の誰かと同じタイミングで1つのファイルを編集できる機能です。ただ、これを自分一人でやってみるのは、至難の業。というのも、一人でシーソーに乗っても面白くないのと同じで、相手をしてくれる誰かがいないと、まさにひとり相撲をとることになるからです。
しかし、クラウド最大ベネフィットが、この「共有」によりもたらされるのです。
ここはぜひとも、わかっていただきたい。
そこで、一人でも共有をちゃんと実感できる方法を考えました。それが、複数デバイスによる同時編集です。即時性のある双方向のコミュニケーションを今すぐ体験できます。
クラウドなんて使わなくても、実際、仕事はできます。たとえば、複数の関係者でプレゼン資料を確認する作業も、メールに添付ファイルしてやり取りすれば、問題なく完了させることができています。
しかし、スピードを考えたら、どうでしょうか？
できたら今すぐにでも、この疑問を上司に解決してもらいたい。そうあなたが思っても、これまでの電話やメールでのコミュニケーションでは必ず時間がかかっていました。
ところが、共有なら、相手に一切負担をかけず（←コレ、大事）、はるかに速いスピードで解決できるようになります。
なぜなら、今、この瞬間に変更されたばかりの最新情報を、まさに同じタイミングで、別の端末、別の関係者にも同時に「共有」でき、そこでやり取りもできるから。しかも、そこには人手が一切不要。誰の手間もかからないのです。
たとえば、伝えたいことを文書にしてアナログで届けようとすれば、郵便の配達員さんが必要です。しかし、同じことを伝えるのに、デジタルのコメント機能を使えば、リアルタイムでやり取りできる上、誰かの手を借りる必要はありません。
今や、ソーシャルメディアによって、即時性のあるインタラクティブなやり取りに多くの人が慣れてしまっています。仕事にも、スピード感と双方向性が求められるのです。
「共有」を自分のモノにできれば、リモートワークも全く怖くなくなります。
リモートでも、いつでも相手と同じものを見て、最新情報をやり取りするための方法がわかっているからです。
実際、どんなスピード感で情報を共有できるのか。そこを体験いただきましょう。
双方向のコミュニケーションとは、どうやればいいのか、試してみてください。
方法は、スマホを取り出して、Google スライドアプリを立ち上げるだけです。 ※ お使いのスマホにまだ Google スライドをダウンロードしていない場合は、Google Play ストア（Android）またはApple App Store（iOS）から無料で今すぐ入手できます。
今PCで作成したばかりのファイルがたちまち表示されます。
図9 マルチデバイスでリアルタイムに表示される
立ち上げるだけでPCのファイルといつでも最新版が同期されるのです。
これで、PCのあなたとスマホのあなたで、同時編集を疑似体験できます。
早速、スマホアプリからPCのあなたが作成したスライドを編集してみましょう。
今、スマホの画面には、さきほどあなたがPCで作成したものとまったく同じスライドが、表示されているはずです。
共有は、クラウド上に存在する同じデータやファイルにアクセスしているため、リアルタイムで常につながっていることを意味します。
図10 シングルユースからマルチユースへ
このように、共有先が自分の他のデバイスであれば、リモートでいつでもどこでも、オフィスでの作業の続きが可能になります。
一方、共有先が自分以外の他者であれば、1つのファイルを同時に編集することが可能になる、というわけです。離れていようが、隣にいようが、地球の裏側にいようが、もはや関係ありません。メールでの「行ったり来たり」はもう不要です。
そして、これはスライドだけの機能ではありません。すべての Google アプリが共通してできることになります。Google ドキュメントを使えば、もう議事録をメールに添付してやり取りする必要がなくなります。Google スプレッドシートを使えば、関係者全員で1つのファイルに数字を書き込み、閲覧したタイミングでの最新情報が共有できるようになるのです。
ちなみに、Google の場合、PCのアプリもスマホアプリも、［X］ボタンで終了。
データはすべて自動保存されているため、何も考えずにそのまま終了してしまって大丈夫です。突然フリーズしても、間違えてうっかり終了してしまっても、ファイルはちゃんと Google ドライブに保存されています。ご安心ください。
◎なぜ、Google なのか？
ここまで実際に手を動かして、どんなふうに Google のアプリが他のアプリと連携するのか、マルチデバイスとはどんなものか体験していただきました。
こんなに手軽に、リアルタイムで最新情報を、必要な相手と安全に共有できるのは Google だからです。
なぜ、そう言いきれるのでしょうか？
それは、Google が「クラウドネイティブサービス」だからです。
Google が開発当初から志向してきたクラウドネイティブとは、個々のデバイスではなく、クラウドサーバ上にデータやシステムを管理し、ネット経由で利用するスタイル。
1998年の創業以来、20年間で約18兆円企業へと成長した Google 。
その劇的成長を支えてきた Google の社員（グーグラー）たちが、日々使いこなし、現在も進化させ続けているのが Google のアプリ群。しかもリアルタイムで安全な情報共有を支える「クラウド100％」のツール。私たちはその恩恵に無料であずかれるのです。
リモートワーク全盛の今、これを使わない手はありません。
実は「クラウド」という言葉が普及し始めたのは、Google の元CEO、エリック・シュミット氏の「検索エンジン戦略会議」での発言がきっかけといわれています。
世の中にはさまざまなクラウドの定義がありますが、私の定義は、クラウドとは「ネット経由でサービスを利用したり、データに自分からアクセスしたりするスタイル」です。
手元のパソコンやタブレットに、ソフトをインストール・更新・データ保存する必要がなく、クラウド上の安全なサーバですべて一元管理されているからこそ、全データが連携・再利用でき、劇的に効率がアップするのです。しかもセキュリティは堅牢で紛失や劣化の心配がない。いつでもどこでも必要なデータをすばやく見つけられる。最高のタイミングでベストなパートナーと協働できるから成果が“10倍”になるのです。
Google の100％クラウドを一度体験してしまうと、もう元には戻れません。
Google は、少なくともエリック・シュミットが「クラウド」と発言した2006年から、一貫してクラウドによる解決策を模索し、進化してきました。
Google のテクノロジーは「増築に増築を重ねた建造物」ではなく、「最初から一つの目的に向かってデザインされた一貫性のある建造物」なのです。
もっと Google のことを知りたくなりませんでしたか？
Google には他にもたくさんの役立つアプリが存在しています。使わないのは、本当にもったいない！ 拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』では、Google アプリの単なる機能紹介、操作説明ではなく、場面に応じた生産性劇的向上する活用術、よりスマートな働き方をするための方法をITが苦手な方にもわかりやすくご紹介しています。ぜひお読みください！
さらに、書籍の学びを「最短最速で習得」できる【Google式10Xスキルアップセミナー】を開講しています。たった3ヶ月で生産性が劇的向上する講座です。青字をクリックすると、紹介ページにジャンプします。ぜひご検討してみてくださいね。
Google 式10Xリモート仕事術
――あなたはまだホントの Google を知らない (日本語)
平塚 知真子 (著) 単行本 – 2020/11/25
お役立ち情報
2022.09.11
検索
注目の記事
人気のある記事
