ホーム - お役立ち情報 - 『【9割の人が知らないGoogleの使い方】いますぐ使える無料テンプレート付き！とある企業が神速情報共有実現のために考え出したたった1つの解決策とは？』- ダイヤモンド・オンライン掲載

『【9割の人が知らないGoogleの使い方】いますぐ使える無料テンプレート付き！とある企業が神速情報共有実現のために考え出したたった1つの解決策とは？』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン第120回が更新されました！

『【9割の人が知らないGoogleの使い方】 いますぐ使える無料テンプレート付き！ とある企業が神速情報共有実現のために考え出したたった1つの解決策とは？』

以前なら、オフィスに行けば上司や同僚にいつでも確認し、なんでも相談できました。　リモートでの仕事が多くなり、「ちょっとしたことは聞きづらい」「この方法でやるしかないから」と、情報共有やコミュニケーションが乏しくなったり、遅れたりしていませんか？もはや仕方がないことと諦めている方、多いかもしれません。　実はこの問題、今すぐ解決できます。　チームのメンバー全員が、必要な情報をいつでもどこからでも神速で入手できる場所をクラウド上に作り出せば、いいのです。つまり、電話やFAX、手書きメモや紙の書類でのやり取りを、デジタル化して集約する方法です。難しくありません。使うツールは Google スプレッドシートただ1つです！　実際、情報共有の場をデジタル化する方法は、いくつもあります。　例えば、メールを使う方法。使い慣れているのですぐに活用できますが、1対1の関係になりやすく、チームでの情報共有には向きません。また、変更した内容はリアルタイムに反映されません。　専用のシステムを導入すれば、一元化して情報を共有、蓄積し、社内のコミュニケーションの場として活用することができますが、当然費用がかかります。新しいツールとなれば、操作を覚えなくてはなりません。　そこで、Google スプレッドシートの登場です。誰でも簡単に作成し、リアルタイムで情報共有ができます。管理や運用をラクにでき、なんといっても無料です。今回は、神速情報共有を実現するテンプレートを2種類、特別プレゼントします。Google アカウントにログインしていれば、今すぐにファイルのコピーが手に入ります。あなた自身がファイルの所有者ですので、カスタマイズしてご活用いただけます。　このシートのうち1つは、私が代表を務めるイーディーエル株式会社のクライアントである西日本食品工業株式会社様が作成し、実際に使用されているファイルを、弊社でテンプレートに加工したものになります。この場を借りて心よりお礼申し上げます。　スプレッドシートは表計算アプリですが、「表計算」だけでなく、情報共有やコミュニケーションをスムーズにするための非常に優れたツールでもあるのです。　実際にこのスプレッドシートを活用し、業務課題の解決を成功させた西日本食品工業株式会社様の事例をご紹介しましょう。

◎西日本食品工業株式会社の事例（代表取締役社長長田和也様のお話）

　食品に限らず製造業というのは効率よく良いものをつくる、つまり生産管理が肝心です。ですが、我が社では必要な時に、必要なデータが手に入らないことが課題でした。製造の日報は手書き、正確な在庫は工場で現物を見ないと分からない。無駄な仕入れをしてしまったり、必要な時に原料がなかったりといった初歩的なミスもありました。

　現場で記入した紙ベースの数字は事務所でしか参照できない、工場の現場ではその日の朝にタスクが分かるという状況でした。

　その状況を変えたのは、スプレッドシートの活用です。

　在庫をリアルタイムで確認できるよう、紙で管理していたものをスプレッドシートに変えました。工場で紙に記入した数字を本社事務所のPCに入力するという一連の作業がなくなり、1日で1時間、1ヵ月にすると21時間分の作業が減り、その分より生産性の高い業務に集中でき、残業減にもつながっています。

◎日報をスプレッドシートに変え、課題だったコミュニケーションが劇的改善！

　本社と営業所間の情報共有、コミュニケーションもまた課題でした。これも日報をスプレッドシートに変え、大きく改善しました。離れていてもオンラインでリアルタイムに確認できるだけでなく、コメント機能でフィードバックができます。コメントであれば、「お疲れ様」、「良かったね」といった電話やメールではわざわざ伝えていなかったことも気軽に返せます。コミュニケーションのスピードが上がり、意図や気持ちが伝わっているという実感も増しました。