ホーム - お役立ち情報 - Google Keep で机の上をDXする方法
Google Keep で机の上をDXする方法
DXに関心はあるけれども、イメージが湧かないし、どこから手を付けていいのかもわからない。それに組織全体に浸透させていくのは時間がかかる、とお悩みの方もおられると思います。
今日は、かんたんに体験できるちょっとしたDXをご用意しましたので、パソコンまたはスマートフォン片手にお付き合いいただければと思います。
DXの舞台は、あなたのデスクです。机の上にある色々な紙をデジタル化することで、ペーパーレスと、それにプラスアルファした便利さを手に入れることができ、さらにはあなたの職場にイノベーションまで起こすことだって可能です。
付箋をアプリに置き換えてみよう
まずは、パソコンのモニターに貼ってある付箋です。ついペタペタ貼ってしまいがちですが、パスワードや業務に関する数字を、他の人からも見えるところに貼っておくのは好ましくありませんね。
ここで使用するのは「 Google Keep（グーグル キープ）」。PCからもスマホからも使用できるメモアプリです。
Google アプリはどのブラウザでも使用できますが、Google の提供する Chromeブラウザをおすすめします。スマートフォンの場合は、アプリをインストールしてください。
ここでは、パソコンの画面を例に説明します。
Google 検索の画面右上にある9つの点のボタン（ランチャー）をクリックし、黄色い電球（ヒラメキ）のアイコンをクリックしてください。Google Keep が立ち上がります。
「メモを入力…」と表示されている入力欄に、メモを入力します。
入力が完了したら、右下の「閉じる」をクリック。
メモはクラウドに自動保存されるので、ウィンドウを閉じてもメモは消えることはありません。紙の付箋のように剥がれてどこかに行ってしまうこともないのがデジタルの利点です。
ふと、先ほど保存したメモに関連した資料写真があることを思い出しました。
Google Keep のメモには、画像を追加することもできるのです。
先ほど保存したメモをクリックすると画面中央に拡大表示され、再編集することができます。
下にいくつかのアイコンが並んでいます。左から4つめのアイコンが「画像を追加」です。
パソコンに保存されている画像を探して、何枚でもメモに追加することができます。
いくら紙の付箋が便利でも、写真を何枚もくっつけてモニターの縁に貼り付けておくことはできませんね。
会議で配布された紙の資料を撮影したりスキャンしてメモに追加するだけで、机の上に散らばっていたコピー用紙も片付けることもできます。
いままで手帳に書き込んでいた内容も、Google Keep で済んでしまうかもしれません。
これで、机の上が少しはスッキリしたのではないでしょうか。
次にあなたは、資料を遠く離れた支店のメンバーに確認しなければならないことに気づきました。ですが、わざわざ来てもらうのも大変です。
そんな時に、Google Keep を使えば、付箋を遠く離れた支店にいるメンバーに瞬時に共有することだってできるのです。
左から2つめの「共同編集者」をクリックし、共有したい相手のメールアドレス（Gmailまたは Google Workspaceのアドレス）を追加するだけ。
必要な相手に必要な時だけ情報をシェアすることで、スマートに意思の疎通を図ることだってできるのです。
デジタルの力で、従来は想像もできないようなことが実現するのがDX
では、この付箋アプリで体験いただいた内容を、DX（デジタル・トランスフォーメーション）に当てはめて考えてみましょう。
1、付箋という従来からある文房具で行なっていたメモという作業を、Google Keep というアプリでやってみる：ツールの置き換え
2、付箋にメモだけでなく、写真を何枚でも追加できる：付箋の機能がパワーアップ
ここまではデジタル化（デジタルシフト）と言います。紙がアプリに変わることで、たしかに付箋の機能は豊富になりましたが、あなたの業務を大幅に変革するほどのインパクトはまだありません。
先ほど、従来のオフィスソフトとメールソフトを使用した仕事の進め方を例に出しましたが、これも紙と鉛筆をパソコンに置き換えた「デジタル化」であって、「DX＝業務上の【問題】をデジタル活用で解決し、生産性を劇的に向上し、ビジネスモデルを変革する」ではありません。
次の段階以降がいよいよDXなのです。
3、付箋を遠く離れたメンバーに共有することができる：あなたとチームの移動や連絡の手間が減り、意思疎通のスピードが劇的に変化する
勤務時間の使い方、つまり働き方にも変化が生まれましたね。
さらに、Google Keep の共有機能をもっと活用してみましょう。
4、チーム内で、他のメンバーに見てほしい資料やWebサイトを、デジタルの付箋を使って自由に共有するルールをつくる：若手から中堅社員まで自由に意見が出し合える土壌が生まれ、新しいサービスが生まれた
ここまで到達できたなら、あなたの組織のDXは大成功です！
メモを「共有」することのメリットとは
そんなうまい話が、と思われるかもしれませんが、これからご紹介するのは茨城県のとある物流会社で実際にあった話です。
今までは海上コンテナの荷札をスタッフが現場まで行って回収し、手作業で入力していました。移動の労力もさることながら、入力ミスも発生していました。
これをスマートフォンで撮影し、Google Keep で離れた事務所に瞬時に共有するようにフローを改善した結果、圧倒的な時短を達成。
海から遠く離れた栃木県佐野市で、市主体の海上コンテナ基地を運営するまでになりました。この企業は、昨年「全国中小企業クラウド実践大賞」で表彰されました。
うちは企業の規模が小さいから。職人が主体の現場仕事だから。
そんなことは関係ありません。
机の上を整理するために使い始めた付箋アプリの Google Keep ですが、使い方次第で想像もできないような成果を生み出すことができるのです。
Google の他のアプリも同様です。使い始めるのはカンタンですが、一つひとつがあなたの組織でデジタル・トランスフォーメーションを実現させる可能性を秘めています。
家族とのコミュニケーションも知らず知らずのうちにDXに進化しているのに、仕事のやり取りはなぜ20年前のままなのでしょうか。
分かれ道はたった一つ。始めるか、始めないかだけです。
２.「神速1秒」で瞬間移動するGoogle無料メモの使い方
Photo: Adobe Stock
今回は、あなたの仕事を10倍効率よくする、進化した「メモ」についてご紹介します。
みなさんは普段、何にメモをとっていますか？
紙のメモ帳でしょうか？
それとも、付せん紙？
もしくは、スマホアプリ？
いずれにせよ、メモは思いついたことをサッと走り書きするのが、おもな用途です。
ただ、その後にきれいに「清書」する作業が待ち構えていますよね。
たとえば、紙のメモなら、メモを横目にワープロソフトに入力し直す。
アプリのメモなら、入力した文章を範囲選択してコピー、そして、それを清書するワープロソフトにペースト。
いずれにせよ、「ひと手間」かかる作業です。
このわずかな「ひと手間」を神速で解決、1秒でメモを清書できるアプリがあります。
それが、Google の無料メモアプリ「 Google Keep（グーグル キープ）」です。
Google Keep の驚くべき機能とは？
Google Keepは、パソコンはもちろん、AndroidやiPhoneなどのスマホ、iPad等のタブレットでも使えます。
紙のメモだと、筆記用具がなかったり、せっかくメモしておいても、うっかり紛失してしまったりと、いざというときあまり役に立ちません。
その点、スマホなら、いつでもどこでも、ふと思いついたアイデアを、気軽に音声入力で次々とメモに取っていくことができます。
手書きで入力することもできます。
その場で撮影した写メもコメントをつけるのも簡単です。
そして、Google Keepなら、すぐに記録でき、しかも絶対に紛失しません。
でも、そんなメモアプリ、他にもたくさんありますよね？
ところが、他のメモアプリと決定的に違うある特徴が、Google Keepにはあるんです。
それは、スマホで書いたメモを神速1秒で、パソコン上のワープロソフト、Google ドキュメントにそのまま瞬間出力できることです。
Google ドキュメントは、マイクロソフト社のWordと同じ機能を持つ文書作成アプリ。
しかもKeep同様、無料で使えます。
このドキュメントに、メモした文章や画像をそのまま1秒で追加できます。
「1秒追加」というより、もはや「瞬間移動」です。
これ、使ってみると感動します。
だって、スマホで入力したメモが、清書の舞台であるパソコンのワープロソフトに、そっくりそのまま瞬間移動するのですから！
いままで、メモを参照しながら、写経のごとく一文字一文字を入力したり、面倒なコピペをしていた手間が、たちまち吹き飛びます。
真っ白い入力スペースを前に、最初の1行に頭を悩ませる必要はもうありません。
言いたいことを、思いついた順に片っ端から「メモ」に記録して、あとからじっくりと構成を練ればいいのです。
歩きながら、お風呂に入りながら、ベッドの中でも、スマホさえあれば、問題なし！
そのまま、整理、推敲していく「清書の舞台」であるワープロアプリに、「神速1秒」でそのまま引き継げるのです。
Google ドキュメントとKeepの神連携！
具体的な設定方法ですが、まずはスマホやタブレットに「 Google Keep」をインストールしておきましょう。
タップで起動したら、「＋」マークで新しいメモを追加できます。
メモが追加されたら、［タイトル］と［メモ］と書かれたスペースをそれぞれタップ。
ここから入力していきます。
メモが完成したら、いよいよ1秒で Google ドキュメントに追加していきましょう。
パソコンで、Chromeブラウザを立ち上げ、画面上部にある［アドレスバー］、通常URLが表示されている場所に「doc.new」と入力してみてください。
たったこれだけで、Google ドキュメントの新規ファイルが即起動します。
そして、ドキュメントの右側に注目です。
黄色の Google Keepのアイコン、見つけられましたか？
これをクリックです。
するとなんと！
ドキュメントと同じ画面に、先程スマホから入力したばかりのKeepのメモが、リアルタイムで表示されます。
ドキュメントに追加したいメモを見つけて、クリックで選択したら、縦3つの点（3点リーダー）をクリックしてメニューを表示させましょう。
あとは［ドキュメントに追加］をクリックするだけ。
メモの内容が瞬きする間にすべて移動します。
最後に音声入力と手書き入力の操作方法もご紹介しておきましょう。
赤で囲んだ［マイク］のアイコンをタップすると、音声入力ができます。
［＋］をタップして、［図形描画］をタップすると、手書きでもメモできます。
ついでに［録音］をタップすると、ボイスレコーダーにもなります。
しかも、すべて文字起こしまでしてくれます！
また、この画面にあるように［写真を撮影］をタップすると、撮影した写メをメモとして保存できます。
さらに追加した画像をタップすれば、手書きでもメモを追加できます。
ぜひいろいろお試しになってみてください。
アプリは組み合わせるからこそ、生産性が劇的向上します。
この「ひと手間」を解消することが、10倍のスピードを生み出すのです
塵も積もれば山となる。
Google 式では、これが10X（テンエックス）思考です。
知っていれば、今日からすぐに成果を上げることができます。
今すぐにお試しください。
３. Google KeepのOCR機能でメモの常識が変わる！
Photo: Adobe Stock
ふと気になった新聞やウェブニュース、たまに乗る路線バスの時刻表、 テイクアウトのメニュー表まで、捨てずにとりあえずキープ（保管）しておきたくなる情報って、 日常生活の中で、たくさんありませんか？
とはいえ、一つ一つ覚えてはいられない。メモを取ろうと思っても、その場に筆記用具がない。 書き写す時間すら惜しい…
そんなあなたに朗報です！
情報をキープするのに、神速1秒。
それだけなら「よくある話」ですが、必要になった時サッと取り出すのに、神速1秒。 まるでドラえもんの4次元ポケットのように、ポイポイとなんでも放り込んでおいて、後から思い浮かべるだけで必要なものがパッと取り出せる保管機能。 もし、手元にあったらものすごく便利ですよね？
Google Keepは、その名の通り、まさに情報を「キープ」できるメモアプリです。
Keepに搭載されている優れた機能とは？
メモを取ろうと思ったとき、紙がない、ペンがない…。慌てた経験、ありませんか？そんなときでも、スマホはお手元にあるはずです。
Google Keepをスマホにインストールしておけば、いつでもどこでもサッと記録しておけます。
Google Keepを立ち上げて、スマホのカメラで、キープしたい情報を写真を撮って、「完了」をタップすれば、1、2、3ではい、終了。文字を書いたり、入力する手間すら不要です。
さらに、 Google Keepがすごいのは、ここから。
書いたメモをなくしてしまったり、あるはずのメモを見つけるのに時間がかかったり、字が達筆すぎて読めなかったり、とせっかくメモしても活用できないことも多いハズ。Google Keepのメモなら、神速1秒で見つかるんです！
なぜか？
OCR（Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識）という技術が搭載されているからです。
この「OCR」のおかげで、保存したすべてのメモは、全文検索が可能となります。しかも添付した画像の中の文字まで検索対象です。
だから、気になった新聞記事やポスター、時刻表、メニューなども写真でキープすれば、必要になったときにたちまち発見できます。
私の場合は、Wi-Fiのパスワードなども写真にしてキープしているので、年に1、2回必要になる場面でスピーディに参照でき、入力を完了させています。
もうメモ帳と鉛筆を持ち歩かなくていいんです。もうメモを紛失することも永久になくなります。
それでは、早速やってみましょう。
実際にOCR機能を使ってみた
まずは、お使いのスマホに Google Keepをインストールします。ダウンロードバッチをクリックすると、Google Keepのページが開きます。
使い方はかんたん。Keepを起動させたら、この画面。
図1：Google Keepのトップ画面
画面右下の「＋」をクリックすると、新しいメモが表示されます。
ここで「タイトル」と「メモ」を入力すればOKですが、写真をそのままメモとして残したいときは、画面左下の「＋」をクリックします。
図2：メモに写真を追加する手順
続いて表示されるメニューから［写真を撮影］をタップします。すでに撮影した画像をメモにしたいのであれば、［画像を追加」になります。
ここでは、2021/6/29付日本経済新聞 夕刊の「Bizワザ」をスマホで撮影してみました。Google Keepで神速1秒で検索ヒットするか、やってみましょう。
明るい場所で、記事が全部入るように写真を撮ります。
画像がメモに追加されたら、図1の Google Keepのトップ画面の最上部に表示されている［メモを検索］に画像の中のキーワードを入力します。
［メモを検索］をタップすると、以下の画面になります。
図3：Google Keepのメモを検索する
写真の中に縦書きで「ネット検索」と読めるので、ここでは、「ネット検索」と入力してみましょう。入力すると本当に1秒でメモがヒットしました。
入力した瞬間に表示されます！（笑）
こんな風に、メモに写真を追加し、記録した日時やメモを入力しておけば、いつでもどこでもすぐに取り出すことができます。
検索だけでなく文字起こしも！
さらに、Google Keepには初めて知る人にとっては驚愕する機能があります。OCRという機能は、文字を認識するだけでなく、文字起こしもしてくれるのです。
実際に試してみてください。文字がキレイに撮影されている写真だと精度がUPします。
方法は、文字起こしするメモをタップし、さらに画像をタップ（図4左）。
表示されたら画像の右上、縦3つの点（3点リーダー）をタップします（図4右）。
図4：画像から文字起こしをする方法①
図5のように、［画像のテキストを抽出］と表示されていたら、テキスト化の準備完了です。表示されていないときは、少し時間をおいてみてください。
あとは［画像のテキストを抽出］をタップするだけ！
日経新聞の記事は、なんと3082文字ありましたが、神速1秒でテキスト化されました。
図5：画像から文字起こしをする方法②
段組みのため、順番通りにテキスト化されていませんが、抽出はされているようです。
前回の本連載でご紹介したとおり、このKeepのメモは Google の文書作成アプリである、Google ドキュメントに神速1秒で連携します。
そこで加筆修正すれば、すべて手入力するより相当時短します。また、写真を撮り方を工夫すれば、もっと効率よく作業できます。
パソコンからはhttp://keep.google.comでアクセス。
もちろん、いつものランチャーからKeepを選択してもOK。
スマホで作成したメモをそのまま別の端末からでも編集できます。
図6：パソコンの Google Keepからも同じメモを見て、テキスト化できる
スマホだけでなく、パソコンのブラウザでも［画像のテキストを抽出］することもできます。
なんと手書き文字も認識します！
Google Keepは他の Google アプリ同様、他の人と共有できますし、検索できます。
昔よりも忘れっぽいな、と感じることが多くなっているなら、ぜひ活用してください。
最後にもう1つ、最近スマホアプリの Google Keepでは背景を画像で追加できるようになりました。メモをタップして、パレットのアイコンをクリックするだけです。
図7：背景を追加したメモ
知るだけであなたもあっという間にITに強いビジネスパーソンになれます！
ほとんどの方が知らないのですが、Googleには、無料で使えるアプリが何と70もあるのです。
拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』では、それらGoogle アプリを10に厳選し、単なる機能紹介ではなく、場面に応じてどう活用すれば成果を最大限できる、よりスマートな働き方をするための方法をたくさんご紹介しています。
Google ならではの機能、ぜひ使い倒してみてください。
お役立ち情報
2022.05.23
検索
注目の記事
人気のある記事
