『【9割の人が知らない Google の使い方】GWは仕事の進め方を見直すチャンス！ アプリを組み合わせてタスク管理をワンランクアップ』- ダイヤモンド・オンライン掲載

ダイヤモンド・オンライン 第146回 が更新されました！

『【9割の人が知らない Google の使い方】GWは仕事の進め方を見直すチャンス！ アプリを組み合わせてタスク管理をワンランクアップ』

Photo： Adobe Stock

　新年度が始まって一ヵ月が経ちました。やることが多くて毎日ストレスが溜まっていませんか？　

　忙しさが一旦落ち着くGW期間中は、ゆっくり立ち止まって、仕事の進め方を見直す良いチャンス。この機会にストレスが激減するタスク管理方法について考えてみませんか？

　今回は、Google のタスク管理アプリを組み合わせることで、ワンランク上の生産性を実現する方法をご紹介します。

◎タスク忘却問題を完全解決するには？

　それでは早速始めていきましょう！まず、あなたに質問です。

　あなたは仕事やプライベートで「やること」を忘れず処理するために、どんな方法を使っていますか？

　手帳で管理する人、付箋をパソコンや冷蔵庫に貼っておく人、デジタルツールを使う人、さまざまです。どれが正しくて、どれが間違っている、ということはありません。しかし、「最もスマートかつカンペキにタスクを管理できるツールは？」と聞かれたら、私はやはり「 Google ToDo リスト 」と迷いなく回答するでしょう。

図1：ToDo リスト のアイコン

　私が自信満々で推せる理由があるんです。

Google ToDo リスト 「アイコン」を探せ！

　さあ、ここで2つめの質問です。

　「人はなぜ、冷蔵庫やパソコンに付箋やメモを貼っておくのでしょうか？」

　答えは… 　 　「目につきやすいから」。

　そうです。人は忘れる生き物…。

　目につきやすいところに「やること」が書かれたメモがあれば、繰り返し、「あっ、そうだった！やらなきゃ。」と思い出せるからですよね。

　つまり、忘れてしまっても大丈夫な環境を自ら作り出す、という点が重要なポイントです。

　そこで、 Google の ToDo リスト の登場です。

　実は、ToDo リスト はめちゃめちゃ目につきやすいところに存在しているんです。一体、どれくらい目につきやすいのか、検証してみましょう。

　名付けて「ToDo リスト を探せ！」…ということで、図1のアイコンを見つけてください！

　まず1問め、Gmail の画面。

図2：ToDo リスト アイコンを探せ第1問 拡大画像表示

　2問め、Google カレンダー の画面。

図3：ToDo リスト アイコンを探せ第2問 拡大画像表示

　3問め、Google ドキュメント の画面。

図4：ToDo リスト アイコンを探せ第3問 拡大画像表示

　4問め。 Google スプレッドシート の画面です。

図5：ToDo リスト アイコンを探せ第4問 拡大画像表示

　そして5問め。 Google チャット の画面です。

図6：ToDo リスト アイコンを探せ第5問 拡大画像表示

　全部、発見できましたか？

　どこにあるかを知っていれば、答えは全部同じですので、超カンタンです。

　画面の右側のサイドパネルをご覧ください。

図7：サイドパネルのアイコン

　このように、ToDo リスト はなんと Google の主要アプリすべてに存在しているのです。画面の右側にあるサイドパネルには、ToDo リスト だけでなく、 Google カレンダーや Google Keep　（メモアプリ）なども置かれていますね。クリック一つで、 Google ドキュメントや Gmail と同じ画面に表示できるので、いつでもどこでも確認することができます。

図8： Google ドキュメントと同じ画面に表示されたToDo リスト

　もし、私にはない！という場合は、サイドパネルが非表示になっている場合があります。画面の右下隅にある矢印が左向きになっていたらクリックして、表示を切り替えましょう。

　冷蔵庫やパソコンに付箋を貼っても、なくしたり、他の人に見られたり、すぐに確認できなかったりします。 Google ToDo リスト を活用して、いつでもどこでも、タスクを目につく場所で追加、管理できるようにしましょう！

◎ ToDo リスト につなげるだけで生産性劇的向上

　ToDo リスト にやることを追加するには、図8の［タスクを追加］をクリックする方法と、 Gmail や Google チャットからそのままタスク化する方法の2種類があります。

　特に今回は2つめの方法を解説しましょう。

　まず Gmail に届いたメールに、1ヵ月後に〆切になる原稿依頼が届いたとします。

　このメールをそのままタスク化することができます。

　方法は、メールを開いたら、上部にある［タスクに追加］アイコンをクリックするだけです。

図9： Gmail から ToDo リスト にワンクリックで追加する 拡大画像表示

　すると、神速で ToDo リスト にメールの件名とメールそのものへのリンクが自動で追加されます。これで、ToDo リスト のタスクから、該当するメールにワンクリックでアクセス可能になりました。これだけでも生産性が劇的向上するはずです。

　しかし、ここで終わりではありません。生産性が10倍向上する10Xワザを2つご紹介しておきましょう。

図10：ToDo リスト 2つの10Xワザ

　　10Xワザ1つめは、「タスクの期限を必ず追加しておくこと」です。この設定をしておくだけで、 Google カレンダーにもタスクが自動連携され、その日の予定に表示されるからです。

　目につく機会を意図的に増やす、というわけですね。

　なお、このとき設定するのは、〆切当日ではなく、〆切に間に合うよう逆算した「取り掛かるべき日」にしておきましょう。余裕を持って〆切当日を迎えられるよう、タスクは必要な時間を押さえた上で目にとまるよう、前もって設定しておくのです。

　そして、10Xワザ2つめは「必要なデータやファイルを詳細情報にリンクで追加しておく」です。タスクの［詳細］をクリックすると、入力できます。

　 Google ToDo リスト が最強のタスク管理ツールと言える理由は、クラウド上にあるあらゆるアプリを連携し、情報の再利用ができる点にあります。

　情報は1箇所にまとめて管理すれば、情報をいちいち探す手間と時間をカットできます。

　これが、情報の達人になれる秘密です。ぜひ実践してみてくださいね。

記事全文は、ダイヤモンド・オンライン Webサイトから！

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